購買管理システムを導入することにはどんなメリットがある？

企業ではさまざまな業務管理システムが動いています。購買管理システムもその1つ。購買管理システムを導入することで、社内で日々行われる購買工程の管理が簡単に、そして有益なものになります。

今回は購買管理システム導入によるメリットやデメリットをご紹介。「購買管理システムのメリットやデメリットを導入前に知っておきたい」という方はぜひご一読ください。

購買管理システムとは？

購買管理システムとは、企業で発生する資材の調達を工程ごとに管理する「購買管理」を効率化するためのシステム。購買管理には、「資材の取引先の管理」「資材の品質の管理」「調達する資材数の管理」「資材の価格や納期の管理」など、資材調達に関するさまざまな工程を管理する必要があります。

資材に関する工程は多いので、人力のみで購買管理システムを行うと業務が煩雑になりがちで、時間もかかります。購買管理システムを導入すれば、こういった問題を解決可能です。

購買管理システムのメリットは、次の通りです。

・購買管理にかかる時間やコストを削減できる
・人為的ミス（ヒューマンエラー）が防止される
・精密なデータ分析が可能になる

購買管理システムには、購買管理に必要なデータの自動入力機能や、共有機能があります。これにより各工程の担当者が素早くデータ処理を行うことが可能になり、処理したデータも瞬時にシステム上で反映されます。

これにより購買管理における業務時間が短縮されるだけでなく、システム画面上で購買管理データを共有することで、ペーパーレス化が実現し印刷代などのコストも削減できます。また印刷が必要になった時も指定したフォーマットで購買管理のデータを出力して印刷する機能もあるので、大変便利です。

購買管理では、各工程ごとに精密なデータ処理が必要になります。購買管理を表計算ソフトに手入力したりと、人力だけで行っていると数値のデータ入力ミスや内容の抜け漏れなど、人為的ミスが起こりやすくなります。

購買管理システムならば、購買管理における各工程を自動処理化することで入力ミスが減少する効果も望めます。また過去の取引履歴も簡単に把握できるので、資材を二度調達してしまったりといったありがちなミスも減少。

このように購買管理システムは人為的ミスによる損失回避のツールとしても優秀です。

購買管理システムでは、システム上に蓄積されたデータをグラフや数値などで可視化。作業能率が悪い工程の効率化を図るなど、購買管理改善のためのデータ分析も可能です。

また各工程ごとに詳しいデータを表示しながら、どの部分に問題があるかを掘り下げて調査することも可能。このように購買管理システムでは、正しいデータに基づいた精密なデータ分析が可能になります。

ここからは、購買管理システムのデメリットについてお伝えします。

・余計な機能が搭載されていることもある
・サポート度合いがシステム提供業者によって違う

購買管理システムには各ベンダーからさまざまなものが発売されています。しかし自社にとって不必要な機能が搭載されていたり、必要な機能が足りない購買管理システムもあり、購買管理システムであればどんなものでも自社の作業を効率化できるわけではありません。

購買管理システム導入時は、自社に必要な機能が丁度よく搭載されているものを選ぶことが肝心です。特にクラウド型の購買管理システムは自社専用のカスタマイズが難しいので、必要な機能がちゃんとそろっているか、そして不必要な機能が搭載されていないか確認してから導入しましょう。

購買管理システムの中には、マイナーでサポートが充実しておらず、トラブル対応に時間がかかるところも。24時間365日稼働する必要のある購買管理で、トラブルサポートの遅延は業務にも支障を与える可能性があります。

購買管理システムでは、電話やカスタマイズなど、各サポートが充実しているところを選ぶことも重要に。自社に技術者がほとんどいない状態で購買管理システムを導入する場合は、サポートが手厚い購買管理システムを導入したほうが無難です。

今回は購買管理システムのメリットとデメリットをご紹介してきました。

購買管理システム導入により、コストや時間の削減、業務改善まで幅広いメリットが受けられるのがお分かりいただけたと思います。ただし購買管理システムを導入するときは、自社にとって適切な機能が搭載されているか、またサポートがしっかりしているかなどもよく確認しておきましょう。

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