事務所内の「IP電話」を一括りにまとめ、利便性を向上させる「IP-PBX」。IP-PBXを導入すると、コスト面や通話面などでさまざまなメリットが受けられます。しかし導入する際は、同時にデメリットも知っておくと検討するときに参考になります。
そこで今回はIP-PBXを導入することで得られるメリットを、デメリットと併せてご紹介。「IP-PBXを導入する際、メリットとデメリットを両方知っておきたい」という方はぜひご覧ください。
目次
IP-PBXとは
IP-PBXはIP電話版の電話交換機で、使用することで接続した電話回線を1つの内線として扱えるようになります。IP-PBX専用機器を導入するハードウェア型、事務所で用意したサーバーにソフトウェアをインストールして使うソフトウェア型、IP-PBXとは区別されることもありますが発展型としてクラウドで手軽に使えるタイプの3つのタイプがあります。
・電話の受発信を制御する
・パーク保留ができる
・電話転送ができる
など、さまざまな通話に関する機能が搭載されています。
関連ページ：導入したら何ができる？ IP-PBXとは
IP-PBXを導入するメリット
IP-PBXを導入するメリットは、次の通りです。
・導入コストや通信コストの削減
・手軽に操作ができ、柔軟性も高い
・端末を選ばない
導入コストや通信コストの削減
従来のPBXでは、導入するのに別途電話線の工事が必要です。また拠点が複数ある場合、拠点ごとにPBX機器を置いて通信しなければならず、費用がかさむ弱点がありました。
IP-PBXの場合は、事務所内に引いてある既存のネットワークを利用して各機能を使います。ですからすでにインターネット回線を導入している場合、回線工事は必要ありません。
また本社に1つIP-PBXを導入すれば、後はインターネット経由でIP-PBXを利用して接続することで、支社の電話ネットワークも含めて内線化できます。このように従来のPBXと違い導入時にコストがかからないのがIP-PBXのメリットです。
またIP-PBXを利用すると、社内全体の電話ネットワークは内線扱いになります。ですから社内間の電話は基地局を通さないで済むので、通話代が安くなります。通話時にコストが安くなるのも、IP-PBXの利点です。
手軽に操作ができ、柔軟性も高い
従来のPBXだと、電話番号の管理なども簡単にはできませんでした。IP-PBXだと、ウェブブラウザーで電話番号の管理もでき、各種設定も変更できます。手軽に操作ができるのも、IP-PBXのメリットです。
またIP-PBXは、通話をデジタルデータとして管理できます。ですから例えばクレームの電話がかかってきたときは録音して対応を社内で考える、「CRM」情報から直接電話を発信など、柔軟な使い方ができます。
端末を選ばない
PBXだと、専用機器に接続している電話機しか利用できません。このためスマートフォンなど、無線で利用する通話機器を内線化できないデメリットがありました。
IP-PBXは、インターネット回線を使います。つまりインターネットに接続できる機器は全て内線化されるので、スマートフォンなど、無線でデータ送受信する機器もIP-PBXを利用できます。
例えばIP-PBXを利用しているスマートフォンから事務所内に電話をかけても通話コストは利用していないときよりずっと安くなります。また自分が電話に出られないときは事務所内に電話を自動転送する機能を使えば、クライアントにより適した通話環境を提供できます。
IP-PBXを導入するデメリット
IP-PBXを導入するデメリットは、次の通りです。
・サービスごとに機能が違う
・詐欺リスクに注意する
サービスごとに機能が違う
IP-PBXを提供する企業はたくさんあり、プラン内容によっても利用できる機能が変わってきます。IP-PBXを事務所内に導入する際は、自社に適切な機能を利用できるプランが選べるかもしっかり確認しましょう。
例えばスマートフォンなどでIP-PBXを使いたいときはプランに含まれていない場合もあるので、スマートフォンなどのデバイスでもIP-PBXが使えるプランを提供している企業と契約しましょう。
詐欺リスクに注意する
IP-PBXではIP電話を利用する都合上、どうしても詐欺リスクからは逃れられません。国際電話を不正利用されると莫大な被害が発生する危険性もあります。
こうしたリスクを減らすためにも、契約したい企業はネットセキュリティがしっかりしているか確認しましょう。また自社でもセキュリティ対策をとると安心です。
まとめ
今回はIP-PBX導入によって得られるメリットを、デメリットといっしょにご紹介しました。
IP-PBXはIP電話を利用しているので導入・通話コストも安くなり、また汎用性の高さも魅力的です。特に規模が大きくなってより適切な通話体制が求められる場合は、PBXの導入は必須です。ぜひコスト的にもバランスの取れたIP-PBX導入を検討してみてください。
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