試験運営をアウトソーシングすることで得られること

試験運営では試験問題の準備から試験監督の決定まで、さまざまな工程を通す必要があります。これを限られたリソースでやっていると、業務に支障が出るケースもあるでしょう。

「試験運営を効率化したい・・・」その悩みを解消できるのが試験運営のアウトソーシングです。今回は試験運営のアウトソーシングの概要や、導入のメリットなどをご紹介。「試験運営をアウトソーシングするとどんなよい結果が得られるのか知りたい」という方はぜひご覧ください。

試験運営の課題

試験運営では、次のような課題があります。

・適切な試験運営が分からない
・準備や実施などの工程にかなりの時間がかかる
・リソースが足りない

適切な試験運営が分からない

試験運営が初めての場合、そもそも適切な試験運営とは何かが掴めていない場合もあります。ですから「試験時の資料はどんなものを用意すればよいのか」、「どんな場所が試験に適しているのか」などが分からず、対応に四苦八苦することになります。

そして用意する資料や試験会場が適切でない場合、受験者にも迷惑が掛かります。

準備や実施などの工程にかなりの時間がかかる

試験運営は複数の工程で成り立っています。アウトソーシングせずに試験運営を行おうとすると、資材の準備から試験会場の設定、試験官の選定や当日のスケジュールなどといった工程を全て行わなければなりません。

例えばとある団体では年2回の試験を行い、試験運営を全て自団体で行っていました。しかしあまりにも時間がかかりすぎて1年分の作業が試験運営だけで終わってしまいそうなくらい忙しかったという話もあります。

この事例のように試験運営を自社や自団体で行うと、かなりの時間がかかります。

リソースが足りない

試験運営を自社や自団体で行おうとすると、試験監督などのリソースが必要になります。しかし繁忙期で誰も人手が割けないときなどにリソースが足りなくなる場合もあります。

試験を管理するスタッフの準備が必要なのも、試験運営の課題です。

試験運営をアウトソーシングするメリット

試験運営をアウトソーシングすると、次のようなメリットがあります。

・適切に試験運営ができる
・試験運営にかかる膨大な時間を大幅に削減できる
・プロのリソースを確保できる

適切に試験運営ができる

試験運営の代行業者はどんな資料を用意すればよいのか、試験会場はどのような環境が適切かなど、試験運営の上で必要なノウハウを全て持っています。そして試験運営についての各工程をトータルサポートしてくれるので、安心して試験運営を任せられます。

適切な試験運営ができると受験者からの信頼性も高くなり、受験者数アップも狙えます。

試験運営にかかる膨大な時間を大幅に削減できる

規模の大きい試験運営には、業務に支障が出るくらい膨大な時間がかかることもあります。試験運営を試験運営代行業者にアウトソーシングすれば、この膨大な時間を一気にカットできます。

カットした分は本来行うべき作業に回したりと、有効に使えます。

プロのリソースを確保できる

試験会場には、試験を管理するために試験官が必要です。試験官は誰でもよいというわけではなく、万が一トラブルがあったときにも迅速な対応ができるなど、一定のスキルが必要になります。しかし自社や自団体にリソースが足りない場合、試験管の選定にも一苦労することになります。

試験運営をアウトソーシングすれば、試験運営代行業者からプロの試験官が派遣され、適切な行動で試験をサポートします。そして自社や自団体のリソースを確保したまま、最適な環境で試験を実施できます。

試験運営をアウトソーシングするポイント

試験運営をアウトソーシングするときのポイントは次の通りです。

・適切なサービスを選ぶ
・実績を見る
・プライバシー管理は適切か

適切なサービスを選ぶ

一口に試験運営のアウトソーシングといっても、依頼する試験運営代行業者のサービス内容は業者ごとに異なります。自社や自団体の試験規模などを考えて、複数の業者を比較しながら、適切なサービスと料金で試験運営してくれるところを決めていきましょう。

実績を見る

試験運営業者の信頼性を確認するためにも、実績を確認するのは重要です。大手のところでは「TOEIC」や「日本語能力試験」など、有名な試験の運用代行実績があります。実績をチェックすれば、質の高い試験運営を行ってくれる業者を選定できます。

プライバシー管理は適切か

自社や自団体の情報を提示する以上、依頼先業者のプライバシー管理が適切かどうかも外せません。試験運営のアウトソーシング検討の際は「プライバシーマーク」を取得しているかなど、プライバシー管理に気を配っている業者か確認しておきましょう。

関連ページ：どんなケースが多い？　アウトソーシングの問題点や失敗例

まとめ

今回は試験運営をアウトソーシングするメリットや検討の際のポイントなどをご紹介しました。

自社や自団体で試験運営を1から行うよりも、外部のプロに任せた方が結果試験の信頼性向上につながることもあります。また試験の規模が大きくなればなるほど、試験運営のアウトソーシングのメリットが活きてきます。ぜひ試験運営をアウトソーシングして、適切な試験運営を行いましょう。