「RPA（ロボットプログラムで人の業務を自動化する技術）」ツールが急速に普及するに当たって、「RPAツールを導入すれば絶対に成果が出る」という誤った認識が広がっています。
RPAツールは、放っておいても勝手にお金を作ってくれるわけではありません。RPAツールで確実に効果を出すためには、RPAツール導入、利用に掛かるコストと経済効果を比較し、費用対効果を計算しておく必要があります。
今回はRPAの導入、利用の際に掛かるコストと見込める経済効果、そしてそれらを組み合わせた費用対効果の計算方法などを分かりやすくご紹介していきます。
目次
RPAは、長期的に導入しないと意味がない
RPAは、1年など短期的に運用するだけでは効果が出ません。
たとえば現在RPAツールシェア1位の「WinActor」を引き合いに出すと、初期費用だけでも90万円、さらに実行させたいパソコン1台ごとに25万円ほどの費用が掛かります。他のRPAツールを選んだ場合は、さらに費用が掛かる可能性があります。
さらに初期費用に加えて、準備コストなどさまざまなコストが発生します。
コストを考えないでRPAツールを導入してしまうと思ったような効果が見込めず、返ってコストがかさんでしまうかもしれません。費用対効果を計算することで、確実に経済効果を見込んだRPAツールを導入できるようになります。
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RPAを導入、利用する際に掛かるコスト
RPAを導入、利用する際は、次のようなコストが発生します。
・ライセンスコスト
・選定などの前準備に掛かるコスト
・教育コスト
・保守などの費用
ライセンスコスト
まずは、RPAツール購入にライセンスコストが掛かります。基本は導入したいパソコン台数が増えると、それだけコストが増加していきます。
ライセンス形式はRPAツールごとに異なるので、公式サイトや問い合わせなどで自社の導入規模に合わせた適切なコストを見積もっておきましょう。
選定などの前準備に掛かるコスト
RPAツールを導入する前に、導入したい業務プロセスの選定などが発生します。
業務プロセス選定には業務可視化が必要ですが、かかわった従業員分の人件費が掛かります。また業務可視化ツールを使えば選定を効率化できますが、自社でツールを導入していない場合は別途可視化ツールの購入費が掛かります。
さらにRPAツールの要件をクリアするハードウェアがない場合、新規調達する必要があります。この場合は、ハードウェア購入費もコストに計算しておきましょう。
教育コスト
RPAツールは、誰でも扱えますが操作スキルを身につける必要があります。RPAツールにかかわる担当者には操作を覚えてもらう必要があるので、教育コストが掛かります。
導入前後で自学する方法もありはしますが、基本は公式サポートで使い方を聞いたり、セミナーに参加して活用方法を学習したりするなどの方法がメインになっていくでしょう。また提供先企業からスタッフを派遣してもらい、自社で使い方をレクチャーしてもらう手法もあります。
コストの掛かり方は導入方法によって異なってくるので、事前に見積もってどれくらい掛かるか確認する必要があるでしょう。
保守などの費用
RPAツールは、導入したら終わりではありません。導入後も継続的に、保守などの費用が掛かります。
保守だけではなくロボットプログラムの開発など、利用中にはさまざまな作業が発生します。こういった作業は基本的に、IT部門のエンジニアなどが行います。その際掛かる人件費も、見積もっておく必要があります。
ちなみにクラウド系のRPAツール（RaaS）を導入した場合は、自社で保守費用は掛かりません。ただしロボットプログラム開発費用などは、人件費などから考えて計算に入れておく必要があります。
RPAを導入、利用すると得られる経済効果
RPAを導入、利用すると次のような経済効果が得られます。
・人件費のコストカット
・制作物品質向上による収益向上
・コア業務への業務集中による収益向上
人件費のコストカット
RPAで一番目に見える経済効果は、人件費のカットでしょう。
企業では定型業務にも、多額の人件費が掛かります。RPAツールで定型業務を自動化できると、その分の人件費が一気に削減されます。
人件費については作業に必要な従業員の時間給評価を行った上で、作業に掛かる時間や件数、期間や人数などを加味して計算すると出せます。ただし人件費のカットを正確に計算するには、RPAツール導入前の業務選定が必須になります。
制作物品質向上による収益向上
RPAツールを利用すると、業務が自動化され正確な作業が可能になります。結果的に制作物のミスが減少し、修正作業などにも時間を取られなくなります。
無駄な業務時間が削減されることでコストもカットされ、思った通りに収益を向上させられます。修正工程がどのくらい削られるか、そして削った時間に対してどのくらい人件費が掛かっていたかなどを考えると計算できます。
コア業務への業務集中による収益向上
RPAツールを導入すると、定型作業ではなくコア業務のための時間を作れます。コア業務は定型業務より創出する利益が高いので、定型作業から置き換えた分収益も向上します。
コア業務が発生させる収益に、追加で取れるようになった時間をプラスして利益値を計算することなどで計算できます。
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コストと経済効果から費用対効果を計算する
RPAツールに掛かるコストと経済効果が判明したら、次はRPAツールの費用対効果を計算していきます。
基本的には
・（削減できる人件費＋コア業務拡大で発生する収益など）‐（1年間のライセンスコスト＋1年間の保守コスト＋1年間の教育コスト）
といった感じで1年間に発生する収益を計算できます。
収益から初期コスト回収に掛かる時間を計算する場合は、
・（導入前の準備コスト＋本格稼働までに掛かった学習コスト）/1年間に発生する収益
などで計算できます。
費用対効果を計算し終わったら1年間のランニングコストに対して収益が上がるか、初期費用の回収までにどのくらい時間が掛かるかなどを考えてRPAツール導入可否を検討しましょう。
他の面にも気を配る必要がある
費用対効果の計算方法をお伝えしてきましたが、RPAツール導入の際は計算以外にも気をつけておくべき点がいくつかあります。
たとえば業務プロセスを可視化しておかないと最大限の業務効率化が図れませんし、費用対効果がほとんど見込めない業務プロセスに誤ってRPAツールを導入してしまう可能性があります。また業務体制が構築できていないと従業員が勝手に作ったロボットプログラムがバグを起こしたり、トラブル時にすぐ対応できず業務全体がストップして収益損失につながったりしてしまう恐れがあります。
RPAツール導入の際は費用対効果以外にも、さまざまな点に気をつけましょう。
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まとめ
今回はRPAツールのコストと経済効果、そして費用対効果について計算方法などをご紹介しました。
成功事例が目立ちがちで、つい興味本位でRPAツールを導入しようと思ってしまう可能性もあります。しかしRPAは導入に対しコストが掛かり、それに見合う費用対効果が得られないと返ってコストを作り出してしまうツールにしかなりません。RPA導入にあたっては事前に掛かるコストやそれに対して得られる経済効果、それらを組み合わせた費用対効果の数値による可視化が必要不可欠になります。
また業務の選定や体制構築など、他の面でも気を配る必要性もあります。ぜひ注意点を踏まえて、RPAツールが確実に社内で機能するようにしておきましょう。
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