自分の好きな場所で自由に働ける「リモートワーク（テレワーク）」は、収益向上などにもメリットがあるため多くの企業で採用が進んでいます。
リモートワークを実現する上で課題になるのが、コミュニケーションです。リモートワークでは従業員同士が直接顔を合わせて仕事をするのが難しいので、コミュニケーションが上手く取れずトラブルのもとになったりします。リモートワークを成功させるには、必要なツールの導入がポイントになります。
遠方同士の人間で会議ができるツールとして、「WEB会議」ツールがあります。WEB会議ツールを使えば、映像を通じて密の高いコミュニケーションを取りながら情報共有などができるようになります。
今回はリモートワークを導入したいと考えている企業向けにWEB会議とは何か、そして実現に必要なものやおすすめのツールなどをご紹介していきます。
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目次
WEB会議とは
WEB会議とは、インターネット上で映像や音声を交えて行う会議及びそれができるツール全般を指します。
遠方同士の人間で会議をする方法として、
・電話会議
・テレビ会議
などの手段もあります。
しかし電話会議は音声だけしか共有できないので、相手の顔を見ながら細かいコミュニケーションを取りにくいなどのデメリットがあります。またテレビ会議は映像も共有できますが、開催できる場所が限られており手軽に使えないなどのデメリットがあります。
WEB会議は、インターネットに接続できるデバイスや周辺機器が揃っていればすぐに始められます。映像も交えて話ができるので細かいコミュニケーションが取れますし、専用の機器を買いそろえて用意する必要もありません。このため手軽に使えますし、遠隔会議に掛かるコストも削減できます。
WEB会議ができる環境を構築すればリモートワークだけでなく、遠方にある提携企業や海外拠点との話し合いなども可能になります。
WEB会議に必要なもの
WEB会議を行うには、次のようなものが必要です。
・WEB会議用のツール
・WEB会議ができるデバイス
・WEBカメラ
・マイクとスピーカー
WEB会議用のツール
WEB会議を行うには、まず会議用のツールが必要になります。現在さまざまな企業から、さまざまなツールが登場しています。
・会議に同時参加可能な人数
・他ツールとの連携機能
・利用料金
などを比較して、最適なWEB会議ツールを選びましょう。
無料利用ができるツールも多いので、まずは操作感や機能を確かめてよいツールを見つけていきましょう。
WEB会議ができるデバイス
WEB会議を行うには、ツールを操作できるデバイスも必要です。ただしテレビ会議と違って、さまざまなデバイスで会議が可能です。
パソコンが一般的ですが、必要であれば外出先からスマホやタブレットを使って会議に参加することもできます。ただしスマホやタブレットだと資料共有などの面で操作がしにくいなど困る場面もあるので、細かい操作をしたい場合はパソコンからWEB会議に参加したほうがよいでしょう。
ちなみにWEB会議では映像を処理するため、スペックの低いデバイスだと映像が止まったり、音が抜けたりする可能性があります。高すぎるスペックは必要ありませんが、かなり旧式のデバイスをWEB会議に使おうとしている場合は事前に映像を上手く表示できるかなどを検証をしておきましょう。
WEBカメラ
WEB会議では自分の顔を相手に見せるので、WEBカメラも必要です。すでにスマホやタブレットにはWEBカメラが搭載されていますし、WEBカメラ搭載済のパソコンも多いです。
WEBカメラが搭載されていないデバイスを会議に使いたいと思ったり、WEBカメラの品質が気になるという場合は自分で購入することになります。WEBカメラを購入する際は、
・カメラのアングルをどこまで動かせるか
・画素数はどのくらいか
・値段はどのくらいか
などを気にして購入しましょう。
数千円程度でも、十分な質のWEBカメラが入手できます。
マイクとスピーカー
WEB会議では自分の声をインターネットで送信するためのマイクと、声を受け取るスピーカーも必要です。あまりにも安すぎるものを選ぶと中国製で質が悪かったりするので、ある程度慎重に購入製品を選ぶ必要があります。
マイクとスピーカーを別々に設置する方法もありますが、これだと取り回しも面倒ですしコストも掛かります。WEB会議を行う際は、マイクとスピーカーが一体になったヘッドセットの購入をおすすめします。数千円程度で、有名メーカーから発売されている十分な性能のヘッドセットが入手可能です。
どうしてもマイクとスピーカーを別々に用意したいという場合は、
マイク
・音を拾う範囲はどれくらいか
・形状はWEB会議に使う上で最適なものか
・値段はどれくらいか
スピーカー
・音質は十分か
・ノイズ低減機能などはついているか
・値段はどれくらいか
などを決め手にしてよい製品を選びましょう。
おすすめのWEB会議ツール
WEB会議を実現する際、特にツールの選定は重要になります。ここではWEB会議ツールでもおすすめのものを、3つ厳選してご紹介していきます。
・Whereby
・Zoom
・ChatWork
Whereby
「Whereby（旧apper.in）」は、WEBブラウザーがあればすぐ使えるWEB会議サービスです。また専用のアプリもあり、インストールして利用できます。
サービス上から共有URLを作成し、会議に参加してほしい方に送信するだけでWEB会議の準備ができます。参加者は共有URLをクリックかタップするだけで、会議用の画面に移動できます。
無料版がありますが、参加可能人数が少なかったりと制約もあります。参加人数を増やしたりと機能を拡張したい際は、有料版を購入してください。
Zoom
「Whereby（旧apper.in）」は、WEBブラウザーがあればすぐ使えるWEB会議サービスです。また専用のアプリもあり、インストールして利用できます。
サービス上から共有URLを作成し、会議に参加してほしい方に送信するだけでWEB会議の準備ができます。参加者は共有URLをクリックかタップするだけで、会議用の画面に移動できます。
無料版がありますが、参加可能人数が少なかったりと制約もあります。参加人数を増やしたりと機能を拡張したい際は、有料版を購入してください。
無料版でも
・100人までの同時参加
・画面共有
・他サービスとの連携
など、豊富な機能を利用できます。
会議主催者以外は、専用URLを教えてもらうだけでWEB会議への参加が可能です。アカウントをメンバー全員が持っている必要はないので、アカウントを持っていない方との緊急会議のときなどにも使えます。
ChatWork
「ChatWork」は、ビジネスチャットツールとしても有名なツールです。チャット機能だけでなく、WEB会議機能にも対応しています。
チャット画面からビデオのアイコンをクリックかタップし、会議を行いたい相手を選ぶだけで会議が開始されます。無料版では1対1の通話しかできませんが、有料版にすると14人まで同時接続してWEB会議を行えます。自分が無料版でも、通話相手が有料版であれば複数人同時接続してWEB会議が可能です。
リモートワークを導入する際は、WEB会議ツールとビジネスチャットツールの両方が必要な場合も多いです。ChatWorkを使えばビジネスチャットツールで普段はコミュニケーションを取り、必要であればWEB会議を同じ画面からすぐ行えて便利です。
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まとめ
今回はWEB会議とは何か、そして必要なものやおすすめのツールなどをご紹介しました。
リモートワークを実現するには、スムーズなコミュニケーションが遠隔でも取れる環境が必要です。WEB会議ツールを導入すれば、遠隔でも顔を見ながら細かいコミュニケーションが取れます。
ぜひ最適なWEB会議ツールを選んで、リモートワークを導入してみてください。
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