経理のアウトソーシングは、働き方改革の中人手が足らず上手く経理の効率化ができない中小企業にとっても有効な手段です。経理アウトソーシングを成功させれば経理に掛かるコストが削減されるだけでなく、結果的にコア業務へ集中して自社の収益拡大にもつなげられます。
ただし経理アウトソーシングの効果を最大化するためには、正しい導入の進め方を覚えていたほうがよいです。
今回は経理アウトソーシング導入を検討している方向けに、実際の手順を順番に分かりやすく解説していきます。
目次
経理アウトソーシング導入の進め方㈪：自社分析でアウトソーシングが最適なのか判断する
経理アウトソーシング導入の進め方㈯：契約を行う：社内人員の理解を得る
経理アウトソーシング導入の進め方㈰：導入の目的を決める
経理アウトソーシングを行いたいという理由は、企業によって変わります。
・経理部門にコストが掛かり過ぎており長期的に引き下げたい
・経理のリソースを確保して本業へ従業員を集中させたい
・経理が属人化してしまい引き継ぎのたびに業務の実行方法が変わってしまうので、平準化したい
まずはなぜ自社で経理をアウトソーシングしたいのか考える必要があります。複数理由が挙げられる場合は優先順位を付けて、一番アウトソーシングによってかなえたい目的を明確にしておくのも重要です。
経理をアウトソーシングは手段であり、目的があいまいだと方向性がぶれて上手く効果が見込めない可能性が高まります。とりあえず導入したいというように目的があいまいなままであれば、導入は取りやめたほうがよいでしょう。
また目的の可視化は後にアウトソーシング業者とすり合わせを行う際にも役立ちます。自社の企業概念やアウトソーシングの目的などを伝えることで、ミスマッチを防いで確実に代行依頼を出せます。
経理アウトソーシング導入の進め方㈪：自社分析でアウトソーシングが最適なのか判断する
目的が明確になった後は自社分析を行っていきます。自社の課題を細かく分析して、どんな手段で解決ができるのか判断するためです。
まずは経理部門の強みや弱みを分析して、どんな部分に課題があるのかを深堀していきます。
・根本的に人手が足りていない
・引継ぎがあるたびに品質が変わってしまう
・月末や月初に業務が集中してまともに仕事ができない
などさまざまな課題が見えてくるでしょう。そして課題の解決法にどんなものがあるのかもいっしょに考えていきます。
経理のアウトソーシングはあくまで経理業務を効率化させるための手段の一つです。経理の業務効率化には他にも
・社内で時間の余っている人材を経理部門へ持ってきて、人材増強を図る
・派遣社員を雇って経理部門の担当者になってもらう
・経理の業務フローを見直し、無駄な業務をなくしてスムーズに業務できるようにする
・会計クラウドソフトを導入して、手入力だった経理作業をペーパーレス化する
といったいろいろな方法があるのを忘れてはいけません。
他の方法を検討した上でメリット・デメリットを比較して、最適だと思ったらアウトソーシングを導入してみてください。
メリット・デメリットの比較段階でアウトソーシングの利点と弱点が分かれば、長期的にアウトソーシングする際にデメリットをカバーしながら業務代行を依頼しやすくなります。
経理アウトソーシング導入の進め方㈫：業務を切り分ける
アウトソーシングが最適な手法であると確認できたら、次はアウトソーシングしたい業務の切り分けを行っていきます。
・記帳業務
・決算書の作成
・売掛金、買掛金の管理
・経費精算
経理業務ではさまざまな業務が発生する上に、難しさも異なります。そして業務をどこまで任せられるかは業者によって違うので注意が必要です。
事前にどの業務範囲を任せるか決めておくことで、その業務範囲を任せられる業者を絞り出せるようになるだけでなく導入時のすり合わせもスムーズに行えます。
ただし目的が明確であっても、業務の細かい切り分けができない可能性もあります。その場合は自社で無理に切り分けに時間を掛けるのではなく、気になる業者に相談してみてもよいでしょう。よい業者は自社の内容をヒアリングした上で、どの業務を切り分けて任せればよいか教えてくれます。
経理アウトソーシング導入の進め方㈬：社内人員の理解を得る
経営側の判断で独走してアウトソーシングを取り入れるのは危険です。アウトソーシング導入により解雇されるのではないかという危機感が広まると、従業員が導入に関して協力的になってくれない可能性があるからです。
「経理アウトソーシングを導入するのは社内の人員をもっと重要な業務に回すためであり、解雇によるコスト削減を狙ったものではない」といった理由を経営側から詳しく説明し納得を得ないと、経理のアウトソーシングは失敗するでしょう。アウトソーシングにより社内の人間関係が悪化しないように気を付けてみてください。
経理アウトソーシング導入の進め方㈭：業者を選定する
業務の切り分け内容が決まった後は、実際に業者を選定していきましょう。
業者の選定には次のようなポイントがあるので、チェックしてみてください。
・有名な企業と取引実績があるか
・自社が任せたい業務内容と合致した代行業務を提供しているか
・提供されているサービスが納得できるものであり、料金も安いか
・会計士や税理士など専門家が在籍しているか
・情報の管理に関して細心の注意を払っているか
問い合わせ時の対応もよく確認しておいてください。対応が雑だと思った場合は依頼しない方が上手く行く可能性があります。
逆にこちらからの経理に関する問いかけにスムーズに回答できる業者はノウハウもあり、信頼性の高いサービスを提供してくれる可能性が高まります。
一つだけではなく複数の業者を候補にして、問い合わせや見積書などを通して最適な業者を決定しましょう。
経理アウトソーシング導入の進め方㈮：業務の流れを決める
依頼を掛けたい業者が決定したら、次は実際に業者と面談を行いながら細かい内容をすり合わせていきます。業務の切り分けができないといった課題がまだ残っている際は、この段階で相談を行い解決していきましょう。
・自社がどのように経理業務を進めており、業者にどのように進めてほしいのか
・どうやって業務を引き継いでいくか
・どのように自社の経理業務を変更するか
・社内と業者でどうやって経理の連携を行うか
などを両者で確認していきます。
アウトソーシングする際に業務を効率化できるよう変更する場合も多いと思いますが、スムーズに移行できるよう準備をしておくのも重要です。スムーズに業者と連携して滞りなく業務ができるよう体制を整えてください。
またアウトソーシング業者をパートナーとみなして、公平に情報を共有していくのもポイントです。
経理アウトソーシング導入の進め方㈯：契約を行う
業務の流れが決まったら、最後に業者と契約を行います。
契約書で
・アウトソーシングする業務が明確になっているか
・アウトソーシング業者の責任範囲が明確になっているか
・守秘義務の範囲が明確になっているか
などを確認してみてください。
代行する業務が明確になっていないと、「この業務は対象になっていない」といったように代行の際トラブルを引き起こすもとにもなります。またトラブルが発生した際誰が責任を持って対処するのか記載しておく必要もあるでしょう。
情報についても適切な取り扱いがなされるよう、契約書に取り扱い方法を明記しておくべきです。
まとめ
今回は経理アウトソーシングの正しい導入方法を解説しました。
まずは経理をアウトソーシングしたい目的を明確にして、業務切り分けを行うことが重要です。切り分けが上手く行かない場合は業者の力も借りながら、代行範囲を決めていきましょう。
また業者とすり合わせしたり、契約書に必要な内容を明記しておくといったポイントも踏まえておくのもポイントです。