「自分が本来やるべき業務に時間を使いたいけど、ほかの業務に時間がかかってしまう」と悩んでいる方は多いかと思います。ですが、いざ業務効率化しようと思っても、どこから手を付ければいいかなかなか判断することが難しいかもしれません。
そこで今回は、普段の業務の中でこういう点に注意してみると業務改善のアイデアが浮かぶ、というポイントをご紹介します。本来の業務に集中して生産性をアップしたいと考えている方は、ぜひチェックしてください。
目次
業務効率化の目的
そもそも、業務効率化とは「ただ業務を短くすればいい」というわけではありません。一つの業務を無駄なく最短ルートで終わらせるための改善がおこなわれることで、業務効率化ができたといえます。そして、業務を効率化した際にできた時間を重要度が高い業務に回して生産性のアップを狙うことが、業務効率化を実行する目的です。
また、従業員のモチベーション向上も目的のひとつです。時間がかかっていた業務を効率化することによって、社員のスキルを活かせる仕事に時間を使うことができます。残業時間を減らすことにもつながるため、社員のワークライフバランスを実現させる手段としても有効です。
近年は新型コロナウイルスの影響で、テレワークを導入する企業が増えています。多様になっている働き方に合わせた業務効率化の必要性が、より増しているといえるでしょう。
業務効率化のアイデア5つ
いざ業務効率化を進めようと思っても、どこから手を付ければいいのか悩んでしまう方も多いかもしれません。そこで今回は、業務効率化に結び付くアイデアを5つご紹介します。
ルーチン業務を自動化する
現在まで従業員が行っている業務の中に、決まった方法で毎日・毎月やっているものや、膨大なデータを抽出してまとめるものはありませんか？そういった業務の中に、効率化できるポイントがあるかもしれません。
例えば、近年注目されているRPAはルーチン業務やデータ入力業務との相性が良く、業務効率化のために導入する企業が増えています。毎日同じことをやっていて面倒くさい、人が作業することでケアレスミスが起きてしまうといった業務がありましたら、対象として検討するのも良いでしょう。
紙ベースの作業を減らす
請求書や資料など、紙ベースで管理しているものをデータ化することでも、業務効率化につなげられます。
紙ベースの資料を管理する際には、保管場所の確保する必要があります。また、数が多くなってくると、欲しい資料を見つけるにも時間がかかってしまいます。
データにすることにより、保管場所や探す手間といったわずらわしさが無くなるだけでなく、印刷費の削減にもつながります。
保管するのも、見つけるのも大変な紙ベースの資料が関わる業務の中にも、効率化できるポイントが隠れているかもしれません。
データベースを活用する
自分が所属する部署内だけでなく、会社全体で保有しているデータを活用することで、業務効率化を狙えるケースもあります。
例えば、お客様からお問い合わせをもらった場合、過去に同じような案件で対応したデータをチェックできると、素早く適切な対応ができる可能性が上がります。また、アンケート結果などを共有しておくことで、営業や商品開発などの視点から顧客満足度の向上を図れるでしょう。
会社全体で情報共有ができると、業務効率化につながるだけでなく、業務のクオリティを上げることにもつながります。活用できそうなデータがある場合は、種類ごとにまとめて必要な時に呼び出す仕組み作りを検討しても良いですね。
業務の手順をマニュアル化する
業務の流れをマニュアル化しておくことでも、業務効率化につなげられます。しっかりとしたマニュアルを作ることはもちろん有効ですが、一つの業務にどんな作業があるのかを箇条書きにするだけでも大丈夫です。
マニュアル化すると内容を視覚的に理解でき、「ここの作業に時間がかかっている」といったボトルネックを見つけやすくなります。また、対応できる人員の数も増えて社員同士の業務フォローもしやすくなるので、業務のブラックボックス化を防ぐことができます。
自分が担当している業務や関連する業務などをマニュアル化してみると、業務効率化のヒントが隠されているかもしれません。
アウトソーシングできる作業はないか調べる
どうしても自社の社員だけでは業務を回せないと感じている場合は、外部の専門企業に業務をアウトソーシングして業務効率化を図ることができます。
営業や経理、人事など、外部の専門企業はそれぞれの業務のプロフェッショナルが集まっています。対象の業務をアウトソーシング先に依頼することで、クオリティの向上と自社の社員が本来やるべき業務に集中して取り組むことができるというメリットにつながります。
また、業務改善のコンサルティングを行っている企業もあるので、業務フローの確認や改善点のピックアップなどを行ってもらうことも有効です。
業務効率化を実行するうえでの注意点
ここまで業務効率化ができそうなものを探すアイデアをご紹介しましたが、ただやみくもに進めたらいい、というわけではありません。以下の注意点をしっかり押さえておくことが重要です。
効率化させたいポイントを明確にする
始めに押さえておきたいのは、「業務効率化させたいポイントを明確にする」ことです。
現在関わっている業務をすべて効率化させようとすると時間がかかるだけでなく、何をどのように効率化したいのかがブレてしまう恐れがあります。効率化したいポイントを絞ってゴールを設定することにより、何から着手すればいいのかが明確になり、業務効率化をスムーズに進めることができます。
ちなみに、業務効率化させたいポイントとゴールを明確にするには、先ほどご紹介した5つのアイデアに加えて、現場のことを熟知した担当者にヒアリングすることもおすすめです。現場の人間は、対象となっている業務に深く関わっています。そういった人間から現在うまくいっていること、課題に思っていることをヒアリングすることで、どうしたら業務効率化できるかというゴールが明確になります。また、ヒアリング内容を元にゴールを設定することで、社内での理解も得られやすくなるので、業務効率化をスムーズに進めることができるでしょう。
効率化させた後に検証する
対象となる業務を効率化させたら、「ちゃんと効率化できているか」を検証して、その都度改善していくことも重要です。業務効率化させた際には適しているシステムだったとしても、時間が経つにつれて業務フローが一部変更になっていたり、属人的になってしまったりするからです。
対象の業務を定期的に検証することで今の課題を把握するのとともに、業務効率化の精度を上げていくことにつながります。
まとめ
今回は、業務効率化のためのアイデアや、実行するうえでの注意点を解説しました。業務効率化には、社内の業務フローを改善してできるものもありますが、経理や人事、営業などの業務は外部の専門企業にアウトソーシングしてできるものもあります。
なんとか社内のリソースだけを使って業務効率化しようと思っても、効率化させた後に無理が生じてしまいます。どうしても社内だけでは対応が難しいことがわかったら、外部の専門企業に依頼することも検討してはいかがでしょうか。