社員の給与支払いから税金の処理、経費精算など、企業のお金を一括管理する経理部。
企業の取引状況や社員の個人情報を扱う部署のため、アウトソーシングを躊躇している企業も多いのではないでしょうか？ ここでは、経理業務のアウトソーシングについて考えていきましょう。
目次
経理部のアウトソーシングは可能
コスト削減対策としてアウトソーシングの対象とされる経理部。経理部の主な業務は、各種申請書や帳票類の作成・処理業務です。その種類は多岐に渡るものの、業務フロー自体はそれぞれが個々に完結しており、また国内企業においては、その業務内容はどこもあまり差異がない状況です。そこで、これまでのノウハウにより経理業務のシステム化を実現する、経理のエキスパートが存在するBPO企業も登場してきています。IT技術の発展により、クラウドサービスなどで一括管理し、工数、人件費削減の取り組みを行っている企業も多いです。
専門性の高いプロに任せることで、コストダウンを実現しながら、一層の効率化を図ることができるはずです。ポイントを押さえ、きちんと導入対策を実施すれば、社内の負担はぐっと減り、コスト削減につながる部門なのです。
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経理業務をアウトソーシングするメリット
コスト削減
一つの業務量がそもそも少ない場合、アウトソーシングへの変更で大きくコスト削減できる場合があります。作業量が少ないにも関わらず人を雇っているなら、人件費を余分に支払っている可能性があるからです。
例えば仕訳作成業務の場合、アウトソーシング先によっては仕訳の数に従い料金を定めています。自社の仕訳数が少なければ少ないほど、コストの削減効果を大きくすることが可能
です。
ニーズに合わせた運用ができる
アウトソーシングの利用をするからといって、全ての業務を外部任せにする必要はありません。社内に会計・簿記に詳しい方がいるのであれば、単純作業をアウトソーシングすればいいでしょう。
専門的な知識が必要になる処理が頻繁に発生するにもかかわらず、社内にノウハウがないのであれば、税理士法人等のプロフェッショナルにお任せする方が良い場合もあります。ニーズに合わせて柔軟にサービスを選択できるのは、アウトソーシングのメリットの一つです。
ミスの発生を防ぐことができる
経理部では多くのデータを扱う場合がほとんどです。それらを手作業で処理する工程が多ければ多いほど、ヒューマンエラーによるミスが発生するリスクが高まります。
また、税法上・会計基準上で特殊な定めがあるにも関わらず、それを知らずに処理をすると当然ミスに繋がります。
アウトソーシング先が充分に自動化されており、チェック機能も充分であれば、ミスの発生を防ぐことができます。
改正への対応が容易になる
経理部の業務はほとんど全てが会計基準や租税法に従ったものです。よって、完璧に業務を遂行するためには専門性が必要なだけではなく、基準や法律の改正に関する最新情報を追いかけなければなりません。
アウトソーシング先が専門的な機関であれば、改正に対応する煩わしさから解放されるという大きなメリットがあります。
経理業務をアウトソーシングするデメリット
依頼する内容によっては逆にコストがかかってしまうことがある
依頼内容によっては、コストが割高になる場合があります。例えば、売上債権の金額請求や、口座への入金の管理、残高確認等は、サービス料金が高めに設定されています。
充分に検討をして、コストを低く抑えるなどの対策が必要です。
社内にノウハウが蓄積されない
経理部内の多くの業務をアウトソーシングに任せてしまうと、ノウハウが蓄積されません。ノウハウが無ければ、業務に対しての説明を外部にすることが出来ないというデメリットが生じます。例えば税務局からの調査や会計士監査等の際に、対応を外部任せにする場面が出てくるので、自社としての意見を述べる機会が失われやすいです。
このような状況を避けるためにも、作業や処理内容はアウトソーシング先に都度質問し、アウトソーシングしている業務の内容を積極的に知る必要があります。
情報漏えいの不安
経理部で扱う情報はその殆どが重要です。ですが、アウトソーシングをするのであれば、重要な情報を外注先へ渡さなければなりません。
従業員の個人情報、顧客データはもちろん、インサイダー情報が漏れてしまえば、それが例え外注先のミスによるものでも、自社の社会的信頼が大きく損なわれてしまいます。
アウトソーシングする際は、あらかじめ外注先と情報流出が有った場合に、責任の所在についてしっかり決めておくと良いでしょう。
業務をアウトソーシングすることで増える仕事がある
アウトソーシングを利用するなら、自社と外注先をつなぐ担当者を決めなくてはなりません。
例えば仕訳代行を利用するなら、社内の全部門で発生するレシートや明細書等を全て外注先に渡さなければなりません。それらを回収し、送付する担当者がいなければ混乱の元になります。
また、外注先から質問が来た場合、社内でそれに対応する必要もあります。
このことからも、経理的な業務に関わる人間を全ては排除できないと言えるでしょう。
アウトソーシング先を選ぶ際に考えるポイント
社内で業務の整理は出来ているか
アウトソーシング先に自社の業務を任せる際は、引き継ぎが必要です。任せる予定の業務の中に、サービス外のものが入っていないかどうか、または他の担当者がやっている仕事にサービス内容に関するものがないかを確認すると良いでしょう。
そのほかにも過去のデータや業務スケジュールの確認等、外注予定の業務の整理をしておけば、アウトソーシングによる混乱が少なくなります。
アウトソーシング先の専門性
アウトソーシング先を選ぶ際、専門性の見極めはとても重要です。
特に決算業務のサービスと一口に言っても、該当する処理内容は多岐に渡ります。
連結決算・退職給付・キャッシュフロー計算書等、専門性が高い処理もあることから、自社で発生する処理をアウトソーシング先が対応出来るかどうかは、あらかじめ確認しておいたほうがいいでしょう。
セキュリティ対策
業務をアウトソーシングすることで、情報の安全性が脅かされる可能性があります。
対策としましては、セキュリティに関する要求条項を明らかにし、自社からの監査を受け入れる等の契約を交わすと良いでしょう。契約に関しての柔軟さがあるアウトソーシング先を選ぶ必要があります。
業務スピードの迅速さ
アウトソーシング先を選ぶポイントとして、処理スピードの速さも挙げられます。
処理に必要な資料を渡したならばなるべく早く、自社で確認出来る形で提出、または公開してくれること。すぐに自社で加工可能（分析資料の作成など）な状態にしてくれることなど、スピード感があるアウトソーシング先が望ましいです。
専門性の高い業務こそ、アウトソーシング
アウトソーシングのメリットは、これまでに蓄積されたノウハウを外部から効率的に導入できることにあります。
BPOサービスを提供する会社とって、ある業務で発生するプロセスの専門性が高ければ高いほど、その分野におけるエキスパートが誕生しやすいことを意味しています。そして経理業務はまさに専門知識の塊です。
だからこそ、経理業務をBPO企業にアウトソーシングすると、業務効率が格段良くなります。
専門知識を持った委託スタッフには、各種税法の改定や各種申請方法についても、これまで蓄積してきた知識があります。出勤初日から高いレベルで業務を遂行していくことが可能で、導入時のロスを最小限に抑えることができるでしょう。さらに日が経つにつれ高い処理能力を発揮していくため、早い段階で人件費の削減などの目に見える効果が期待できます。
また、企業や個人の重要な情報や金銭の扱いにおいても、第三者という立場の外部セクターに任せることで、公正な立場で扱い、組織内部での漏洩や不正を抑止する効果もメリットとして挙げられます。
専門性の高さが障壁となることも
逆に、アウトソーシングによるデメリットもいくつか想定されます。
一番に懸念されることは、ノウハウが蓄積されないことです。
経理業務は専門性が高く、各帳票の処理などのひとつひとつが完結したプロセスで行われます。アウトソーシングした場合、その効率的な業務遂行のシステムが自社の社員には受け継がれないということが起こりえます。
また、最近では経理部門を海外拠点で一括している企業も多く、クラウドシステムを導入していない場合は、経費精算などの処理の遅れや、帳票原本の紛失などの物理的な問題も発生しています。
また、オフィス内にアウトソーサーが常駐していても、急な支払い等に対応できず、承認に時間がかかるといったケースも見受けられます。
関連ページ：どんなケースが多い？ アウトソーシングの問題点や失敗例
委託元企業側の受け入れ態勢次第
経理業務のアウトソーシングによるメリットを最大限に活かし、デメリットの発生リスクをなくすには、受け入れ側企業の体制を見直す必要が出てきます。
短期的な業務効率向上と人件費削減を求めていたのでは、リスクを避けることができません。
中長期的な計画を立てた上で、外部の専門的な知識を自社社員に落とし込むのか、それとも、決算書類等の企業の管理、監督責任に深く関わるもの以外は一括してプロにアウトソースするのかを判断することが重要です。
また、発展を続けるIT技術を積極的に導入することにより、各業務の進捗状況が可視化されるため、アウトソーサーによる経理業務が自社社員にとっての「未開の森」となることも防げます。
従来、人海戦術的なプロセスが目立つ経理業務だけに、アウトソーシングが成功した際に得られる効果は非常に大きいものです。
メリットとデメリットをふまえて、ロスのない、効率的な導入を目指しましょう。
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