シェアードサービスとは、企業における間接部門のサービスを共有することで、業務クオリティの向上やコスト削減などを目指すことができる経営手法です。BPOと合わせて語られることが多いシェアードサービスですが、この2つには大きな違いがあります。今回は、シェアードサービスの概要やBPOとの違い、メリットや注意点などについて解説します。
目次
シェアードサービスとは
シェアードサービスとは経営学用語の一つで、複数のグループ企業からなる企業が、人事・総務・経理・法務・情報システムなどの間接部門を担う部署を一か所に集約させる企業改革のことです。
シェアードサービスの対象となる業務は、経理部門や財務部門の一般会計業務や財務業務、総務部門や人事部門の給与計算業務や社会保険業務、情報システム部門のヘルプデスク業務などです。
日常的に大量の取引を処理する業務や、月末や月初めなど特定の日に偏って大量の処理が必要な業務、専門的なスキルを必要とする業務をやっていた部署をグループ内の1つの部門でまとめることにより、業務の効率化やコスト削減、クオリティの向上などさまざまな効果が期待できます。
なぜ今シェアードサービスが注目されるのか？
2000年代以降、財界においてグループによる経営が重視される傾向にあり、その波に乗ってシェアードサービスも多くの企業に導入されています。
シェアードサービスとBPOの違いとは？
シェアードサービスとBPOはともに業務の効率化という観点で注目を浴びる手法です。
BPOは、経理・総務・人事などのノンコア業務のすべてを外部の企業や子会社に外注して業務の効率化やコスト削減を目指す手法です。
それに対し、シェアードサービスはグループ内の企業の分散している間接業務を一つにまとめて、業務の効率化やコスト削減を目指す手法です。
シェアードサービスの組織体制
シェアードサービスは、大きく分けて本社の一部門として運用する場合と、子会社として運用する場合の2つに分かれます。
本社の一部門
複数あるグループ企業の間接業務を本社の一部門として設置する方法です。
大規模な組織変更を行わないため、シェアードサービスへの移行をスムーズに進めることができます。
本社の一部門としての運用なので、社内でのコミュニケーションにおいても障壁が低く、本社の統率力を維持したい場合にも適しています。
一方で、大規模な組織改革をしないため、従来の業務プロセスが残ってしまい、業務効率化を妨げてしまう可能性があります。
これまでの慣習にとらわれないよう、抜本的な改革を進めていく必要があります。
子会社
シェアードサービスを実施したい部署を子会社として独立させ、グループ全体の対象業務を集約させる方法です。
子会社として独立させると、本社とは異なる基準で給与体系を設定できるため、人件費を比較的安価に抑えることができます。
また、独立した子会社はグループ外の企業へサービスを提供し収益を獲得することも可能なので、親会社は業績を見ることでシェアードサービス自体の評価をチェックすることもできます。
一方で、大きな組織変更や人事制度の変更により、導入が困難になるという問題点もあります。今まで培ってきたシステムや組織を全て刷新しなければならないため、急ピッチでの改革はおすすめできません。細かく目標を定めて段階的に進めていく、といった長期的な戦略を立てましょう。
業務クオリティの向上
シェアードサービスを導入することで、業務の見直しが行われるため、業務プロセスを見える化、標準化することができます。また、それを専門にこなしていく社員は学習機会も増えるため業務に携わる専門性が高まり、高品質のサービスを提供できるようになります。
コスト削減
グループ企業内にいくつも存在する総務・経理・人事などの部門を一つにまとめることで、人件費はもちろん、設備費のコストを削減することが可能となります。
納期が守られる
シェアードサービスを導入すると、人事・経理・総務などの間接業務を専門的に行うプロフェッショナル集団が生まれることになります。
そのため、通常の社員が行うよりもはるかに納期遵守の意識が芽生えやすく、また各社の繁忙期を予測することができるため、それらのスケジュールに対応した納期の設定も可能となります。
グループ全体の経営推進
シェアードサービスを導入することで、グループ内の大きな企業も中小企業も高度な知識と専門性を持った集団に間接業務を任せることができるようになります。
その結果、優れた経営管理の情報を共有することが可能となり、グループ全体の経営力強化につながることが期待できます。
関連ページ：アウトソーシングの一種！ シェアードサービスのメリットとは
関連ページ：ビジネスにおけるシェアードサービスがもたらす効果
シェアードサービスのメリット
シェアードサービスを導入すると、主に4つのメリットを享受することができるとされています。
業務クオリティの向上
シェアードサービスを導入することで、業務の見直しが行われるため、業務プロセスを見える化、標準化することができます。また、それを専門にこなしていく社員は学習機会も増えるため業務に携わる専門性が高まり、高品質のサービスを提供できるようになります。
コスト削減
グループ企業内にいくつも存在する総務・経理・人事などの部門を一つにまとめることで、人件費はもちろん、設備費のコストを削減することが可能です。
納期が守られる
シェアードサービスを導入すると、人事・経理・総務などの間接業務を専門的に行うプロフェッショナル集団が生まれることになります。
そのため、通常の社員が行うよりもはるかに納期遵守の意識が芽生えやすく、また各社の繁忙期を予測することができるため、それらのスケジュールに対応した納期の設定も可能です。
グループ全体の経営推進
シェアードサービスを導入することで、グループ内の大きな企業も中小企業も高度な知識と専門性を持った集団に間接業務を任せることができるようになります。
その結果、優れた経営管理の情報を共有することが可能となり、グループ全体の経営力強化につながることが期待できます。
シェアードサービスの注意点
シェアードサービスを導入する上で注意することもいくつか存在します。
導入するまでに長い時間がかかる
シェアードサービスの対象となる間接業務は、これまでグループ企業の各社で決められていたルールによって管理されていたものです。
シェアードサービスを実施するということは、バラバラだった業務のルールを統合して、新しいルールで運用することになります。短時間でそれらのルールを統合するのは困難であることが想定されます。
また、新しい体制で運用するためには、各社のルールに基づいて導入されていたツールに関しても見直さなくてはなりません。見直した場合の初期投資についても、注意が必要です。
社内に専門家がいない
シェアードサービスを導入する部門を子会社として独立させた場合、対象となる業務を子会社に集約してしまうと、専門知識を持った社員が親会社に在籍していない、という状況になってしまいます。
また、業務の進捗状況が見えにくくなってしまうため、何か問題が起こった時の対応が遅れてしまう可能性があります。
シェアードサービスを導入する際は、業務の進捗状況や内容を理解しているスタッフが親会社と子会社の間に立って運用するなどの対応が必要でしょう。
優秀な人材が流出してしまう可能性がある
シェアードサービスを導入する際の懸念点として、従業員のモチベーション低下もあります。
対象となる部門の業務は、定型的な作業を繰り返す仕事に陥りがちです。そのため、どのように成長していきたいか、というキャリアプランを描きづらいため、優秀な人材が流出してしまう恐れがあります。
シェアードサービスを導入するためのポイント
では、実際にシェアードサービスを導入する際には、どのようなポイントに気を付ければいいのでしょうか？
1.導入する部門を選定する
まずは、導入する部門を決めましょう。
一般的に、下記がシェアードサービスが導入されることが多い部門です。
・財務経理部門：一般会計、旅費・経費精算
・人事総務部門：採用、福利厚生、備品の管理
・情報システム部門：ヘルプデスク、社内システムの管理
・物流部門：受注、発注、配送、倉庫管理
シェアードサービスを導入する際は、これまで各社のルールに基づいて運用していた業務を平均化することができるのか、集約して運用することができるのかを検討していきます。
また、上記で紹介したような部門でシェアードサービスを導入したいと検討している場合は、すでにほかの企業で導入している場合があります。導入した企業がどのようなプロセスで導入したのか、事例をチェックしてみるもの良いでしょう。
2.統合するシステムを見直す
シェアードサービスの導入によって集約したいと考えているシステムは、他の業務と密接に関わっていることがあります。
無理に統合を進めると、かえって業務の効率化が図れないこともあります。
システム担当者や開発者とミーティングを重ねるなど、調整が必要になるでしょう。
社員の理解を得る
本社の一部門にする場合でも子会社として独立させる場合でも、どちらも組織改革が行われることには変わりません。
人事異動や雇用形態が変わる可能性があるので、社員のモチベーションが低下しないように対応することも必要です。
シェアードサービスを導入する際は、社員のやりがいを失ってしまうことはないかをしっかり確認しましょう。
シェアードサービスはこれからますます広がる手法
シェアードサービスは、グループ企業の規模が大きいほどコスト削減やクオリティの向上が期待できる手法です。導入には、ある程度の初期投資と長期的な改革が必要ですが、その分成功した場合のメリットは計り知れません。多くの企業が続々と導入しているシェアードサービスを検討してみてはいかがでしょうか。
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