事務の業務効率を上げることで得られる効果

データ入力などの事務仕事は単純作業を淡々と行う印象が強いためか、いまだに人海戦術で乗り切っている企業をよく見かけます。
事務仕事は企業経営にとって必要不可欠な書類作成などがほとんどですが、企業収益に直結するというイメージが薄いため、あまり効率化を重要視していないのかもしれません。

しかし、コツコツと行う単純な事務作業こそ、劇的に作業時間を短縮でき、そして、組織にとっても大きなプラス効果を生み出すことができるのです。

コスト削減

事務仕事はフローが一定のルーティンワークが多いですから、一度流れを覚えればただただこなすのみなので、派遣やアルバイトのスタッフを繁忙期に投入すれば、乗り切れます。
しかし、それでは人件費がかさみますし、一人当たりの社員の生産性も上がりません。

今ではIT技術の発達のおかげで、様々な管理や書類作成ツール、またはクラウドを使用した業務の一元化サービスなど、事務仕事が楽になるツールがたくさん出ています。
それらをうまく活用することで、ひとつの仕事に対する作業工数が削減でき、結果、一人当たりの生産性も上がるため、余分な人件費を抑えることができるのです。

また、作業フローの見直しや改善を行い、必要書類の一元化やフロー自体の簡略化を行うことで、作業工程で発生するコピーの回数を減らすことができるなど、消耗品面からのコスト削減も望めるのです。

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ミスや二度手間が減る

事務仕事では、ミスなく、一律のクオリティで各仕事をこなしていくことが必要不可欠です。
業務効率を上げるための取り組みは、これまでの業務自体を見直し改善することですので、「無理」や「無駄」を徹底排除していくことになります。
その中で、おのずと作業工程はシンプルになり、また属人化による品質の「ムラ」もなくなっていきます。
そうすることで、人為的な凡ミスや、複雑な作業工程による二度手間がなくなっていき、安定したクオリティを保てるようになるのです。

社内外に対し信頼性が高まる

請求書などの各種書類を作成することが多い事務ですが、たった一人で始めから終わりまで完結するという仕事はありません。中には社外のお客様に確認してもらう書類もあるはずです。その際、渡した書類やデータにミスがあっては、再度相手の時間と手間を割くことになってしまいますよね。

ミスの頻発は信頼を失う原因です。煩雑な仕事の仕方では、自分だけでなく、組織の信頼性も損なってしまいます。作業フローの簡略化や、使用書類のフォーマットの定型化などを行い、一定のクオリティを守ることが重要なのです。

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社員に精神的余裕が生まれ、新たな仕事を行える

事務仕事を効率化していく中で、社員ひとりひとりの生産性が上がれば、時間的に余裕が生まれます。
面倒な大量のデータ入力に一日中かかりっきりで残業までする日々が続けば、心も体も疲弊してしまいます。
それぞれの仕事の作業工数が劇的に減ることは、社員の心にも余裕が生まれることに繋がるのです。
また、頭の中で、それぞれのタスクがはっきりと管理されていて、クリアな状態で仕事に臨めることは、集中力や情報処理能力も高まります。
時間的、精神的余裕が生まれたことにより、さらに別の仕事へ取り組むことができるようになるため、組織単位で見たときも、生産性はぐっと上がります。

事務仕事が招く惰性と現状維持体制が、組織の機能不全をもたらす

一見単純作業の繰り返しのように見える事務仕事。「事務員は負担が少ない」といった考えがあることも否定できません。
確かに、事務仕事の担当者は勤務期間が長くなり、経験が蓄積されていくにつれて、惰性に身を任せてしまいがちです。
定型業務が続く毎日では、何かを改善しようという気運もおこらず、「そういうものだ」と前任者からの遺産を疑いもせず受け継いでしまっていることも仕方ないのかもしれません。
そういった空気の蔓延した企業や組織は、残念ながらこれからの時代を乗り切っていくことは難しいでしょう。
人手不足も深刻化していく中で、企業は社員総出でクリエイティブな仕事をし、生産性を高めていかなければ、生き残ることは難しい時代なのですから。
そんな時代だからこそ企業や組織は思い切って事務仕事をぐっと効率化する手を打たなければなりません。
限られた人材を最大限有効に使うことこそ、これからの企業経営には必要不可欠な取り組みなのです。