単調なルーティンワークのイメージが強い事務の仕事ですが、企業や組織のバックアップ的要素が強いため、その業務内容も多様かつ煩雑であることが多々あります。コア業務でないだけに、業務改善がなかなか行われず、脈々と引き継いできた内部ルールを維持したまま、業務をこなしている場合が多いのも現状です。
事務業務をより効率化することは、コスト削減に大きな効果を生み出します。ここでは、業務を効率化していく上で重要なポイントを、事務業務ならではの課題と照らし合わせながら紹介していきます。
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目次
ポイント1. 業務のスリム化
一連の業務を完結させるにあたり、そのプロセスが煩雑過ぎて、多くの時間と人手を必要とする場合、業務プロセスを見直し、余分な工程を取り除くことが必要となります。そのためには、業務工数の棚卸を行わなければなりません。組織全体で効率化を進めるのであれば、何の作業にどれほどの時間がかかったかを集計できる、工数管理システムを導入しましょう。また、個人単位で効率化を図りたい場合は、togglなどのタイムマネジメントアプリを使用し、自分の行動パターンのデータを蓄積していきましょう。
いつも残業が発生してしまう業務など、工数負担の大きい業務をピックアップして、そのプロセス内で時間がかかってしまう要因を見つけ出します。例えば、複数の担当者や上長の確認・承認を必要とする場合、紙の書類でのやり取りでは、誰かが不在の場合、そこから先の業務を進めることができません。不要なプロセスを取り除き、複数の業務内に同じプロセスがある場合は、まとめて一度に行えるようにしましょう。
ポイント2. ITの活用
日々進化し続けるITを柔軟に取り入れていくことも、事務業務の効率化には必要です。現在注目を浴びているRPAの導入も有益な手段のひとつです。一定ルールに基づく反復作業をRPAにより自動化することで、事務業務にかかる作業工数の大幅な削減が可能となります。
RPA導入が難しい場合、すでに使用しているExcelデータにマクロを組み込むだけでも、大幅な工数削減につながります。マクロにより、これまでひとつひとつ手作業で行っていたデータ抽出をして複数の伝票を作成するなどの作業も、スピーディーに完了することが可能となります。
事務業務の多くは、代行業者への委託や、派遣社員の補充などアウトソーシングされていることが多いですが、ITの活用によりアウトソーシングに必要なコストを大幅に削減することができるでしょう。人件コストを削減するためには、新しいシステムの導入だけでなく、使用する社員自身がPCスキルを磨くことも必要です。例えば、多様なショートカットキーをマスターするだけでも、作業スピードは上がるため、これまで派遣社員を交えて残業していたような業務も、少人数かつ短時間で終わらせることができるようになるでしょう。
このように、業務に適したITの活用を進めながらも、社員自身のPCスキルを高めていくことも、事務業務を効率化する上では、今後ますます必要なことなのです。
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ポイント3. 整理整頓
事務業務に限らず、すべての業務において効率化を進めるためには、共通ルールに基づいた整理整頓が必要不可欠です。社内システムで各種書類や資料を共有している場合も、フォルダやファイルのネーミング、書式、仕分けルールなどを揃えることで、書類検索の時間の削減と同時に、事務業務に多い、データ確認・修正作業も格段に速くなります。
また、スケジュール管理も事務業務においては重要です。各書類の提出期限はもちろん、社内の細々としたスケジュールもGoogle Calendarなどを活用し、各テーマで色分けして整理しておきましょう。そうすることで、業務の優先順位が明確になり、効率よく仕事のスケジューリングができ、急を要するイレギュラーな案件が発生した時も、慌てず対応することができます。
手作業でコツコツと行う事務作業からは卒業しよう
多くの書類が紙で管理され、そのデータをコツコツと手作業で入力し、ひとつひとつコピー＆ペーストをして、書類を作成するといった事務業務のイメージは、過去のものとなりつつあります。そこにはITの飛躍的な進化による、様々な作業の自動化が進んでいることが大きく関わっています。
アナログな内部ルールによる事務業務を、デジタル化し体系的に再構築することで、煩雑な事務業務の効率は飛躍的に向上します。シンプルなプロセスで、システマティックによりスピーディーに行えるようになれば、企業にとっても、社員にとっても、有益な効果を生み出すことは間違いないでしょう。
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