人事業務におけるRPAの活用法

大手コンサルティング会社、デロイトトーマツの調査によると、人事部門における業務内容の内訳の80％を、資料作成や情報の整理・照合・連絡やシステムの入出力といった、オペレーション業務が占めているとされています。そのような人事部門においても、RPA（Robotic Process Automation）の導入が高い効果を発揮することが期待されています。

少ない人材でも多くの業務をRPAによって自動化することで、企業の間接部門は社員に対する業務負担を削減しながらも、業務効率を向上させていくことが可能です。そのことから、人事部門は今後一層導入が進むことが予想される部門になります。すでにRPA導入による劇的な変化を生み出している企業は国内でも増加を続けており、今回は、その活用事例を紹介しながら、導入イメージを膨らませていきたいと思います。

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複数のアプリケーションを自由に行き来するRPAは人事業務の強い味方

現在、多くの企業において、独自の社内システムを活用したデータ管理のシステム化や業務効率の向上を目指しています。その一方で、各データを管理するアプリケーションが複数存在することで、データの共有や整合性確認に多くの労力を費やしてしまっていることも事実です。社員自身がひとつのシステムに対し、住所変更などの変更を行った場合においても、その変更内容を、各管理システムに反映させる作業は手作業で行っているケースが少なくありません。そのため、システムごとのデータの整合性があいまいになり、ちぐはぐのデータになってしまっているといった課題も多く見受けられます。

RPAの大きな強みである、複数のアプリケーションを自在に横断した自動処理を行う機能は、このような人事部門における情報管理業務に対しても、社員の工数削減とデータの整合性を高める上で、非常に有効なものであるのです。

ここからは、人事業務の中でも、工数負担の大きな、採用・勤怠・人事情報管理の３つに焦点を当て、実際の導入事例を見ていきましょう。

採用：対面面接以外すべてRPA化

採用関連業務は、合格通知を出すまでに幾多の業務が発生します。企業にとって重要な人材獲得の機会のため、面接はしっかりと行う必要がありますが、前後に発生する様々な調整・連絡業務は、すべて一連のフローとして、RPAに任せることが可能です。

採用試験の採点から、受験者への合否通知、合格者への面接日程連絡や、各面接官のスケジュール調整をすべて自動化することで、採用担当者の業務負担を大幅に削減し、スピーディーな業務遂行を実現している企業は増加しています。また、オペレーション上で発生する様々な人的ミスを回避することが可能となる点も、RPA導入による大きなメリットとして評価されているポイントです。

勤怠：社員の働き方を可視化し給与へ自動的に反映

勤怠管理に特化したシステムを導入し、社員の勤務状況を一括してデータ管理しているというケースは、今では一般的となっています。しかし、この勤怠データが福利厚生や給与管理システムと連携して、すべてに反映されているケースはまだまだ少ないと言えます。

勤務データをそれぞれのアプリケーションに入力する業務は、企業規模が大きくなればなるほど負担となるため、RPAによる自動化を進める企業が多い業務のひとつです。勤怠データの中の必要なデータを各管理システムへ自動入力させることで、給与計算や年次有給休暇付与、社会保険料計算業務などが、より早く、より正確に行えるようになっています。

人事情報管理：個人情報をワンストップで各システムへ反映

住所や家族情報、交通費などの変更から、入社・退職に伴う各種手続き、福利厚生や報酬関連など、人事部門において扱う個人情報は多岐に渡り、それぞれの変更に伴い多種多様な手続きが発生しています。これらの情報管理業務において発生していた、データの抽出・入力・各種書類の作成といった一連のフローも、自動化により、大幅な工数削減を実現するのです。

例えば、交通費変更に伴う情報処理においても、提出された交通費と経路の確認をインターネットの乗り換え案内サイトの情報と照合して適正かどうかを判断することも可能となっており、煩雑な各種変更申請の情報処理業務の効率化に対する高い効果を生み出しています。

情報処理を自動化することで人事業務は格段軽くなる

このように、人事部門の業務の大半は個人情報の管理と処理業務です。業務区分は多岐に渡る一方で、それぞれのフローは一定の定型業務が多いという点が、人の手による労働コストが膨らむポイントであると同時に、RPAが有効活用できるポイントでもあります。情報セキュリティ面での対策をしっかりと講じながらも、RPAを上手に業務に取り入れて、導入効果を高めていきましょう。