EDI導入で得られるメリットとは？

在庫の足りない商品の発注、企業間の取引内容確認のためのやり取り・・・こういった作業を電話やメール、直接対面など、従来のアナログの手法で行うと管理が大変。また業務工程が複雑になり、時間もかかってしまいます。

EDIを導入すればこういった悩みを簡単に解決可能。今回はEDI導入で得られるメリットを分かりやすく解説します。作業効率化以外にもメリットがたくさんあるので、導入を検討されている企業様はぜひご覧ください。

企業間の取引がより円滑に

まずEDI導入によって企業間の取引がより円滑になります。

アナログでは取引内容の書類を作成しますが、そういった紙ベースで印刷したり管理するのは時間がかかるもの。EDIを導入すればシステム上で書類作成を行った後すぐデータを送信して相手システム上に共有できます。

またEDIにより電話やメールなど、複数の取引手法をデジタルデータで一元化。結果今までよりスムーズに取引を進められるようになり、企業間でやり取りする際の煩わしさも低減されます。

受発注や売り上げデータ計上などの事務処理をEDIなしでやろうとすると、いちいち同じ書類を作成したり、郵送などの手間も発生して大変。

EDIで事務処理を行えば、システム内の情報を抽出して簡単にデータ入力を自動化。さらにデータの送信もシステム上ですぐに終わらせたりと、EDI上ですべての事務処理を完結させられます。

これにより事務処理の無駄な時間が削減され、本来の業務に集中できたりと仕事回転率のアップも可能。時間ロスがなくなることによる業務効率改善が狙えるのもEDI導入のメリットです。

取引先が同じ形式データを扱うEDIを導入していれば、EDI上で作成した書類印刷などの手間も一切かかりません。これはつまりペーパーレス、紙での印刷をなくして書類を電子化していこうという考え方も実現できるということ。

ペーパーレスの実現により取引データの整理や管理がより簡単になるだけでなく、印刷代コストの削減など、業務経費削減も可能です。

また最近は「WEB-EDI」という、ウェブブラウザーでクラウドベースのEDIを利用するタイプも広がりつつあります。WEB‐EDIをうまく使えばシステム導入費なども安く抑えられ、従来のEDIより高速な通信も可能。導入までのハードルが従来のEDIよりも低いWEB‐EDIもぜひ検討してみてください。

手作業や手入力といった人力の作業ではミスがつきもの。ミスの内容によっては仕方がない場面もありますが、受発注時のミスなどは笑いごとでは済まされない面もあります。

EDI導入によって一部処理を自動化して入力も可能になるので、上記のような人為的なミスも削減できます。そして人為的なミスが減った信ぴょう性の高い有益なデータは、取引先にミスの少ない企業として高い評価を貰うことができる要因にも。

エラー減少によって会社の信頼度も向上してより安定した取引ができるようになるのもEDIの魅力です。

業務改善などの目標達成のためには、データの分析が必要不可欠。しかし従来の手作業やローカルでのデータ入力では分析に必要なデータがばらつき、まとめるだけでも一苦労なのが現状でした。

EDIでは全ての事務処理データをEDIシステム上に保管でき、管理も容易です。これはデータ分析時に必要なデータをいつでも取り出して利用できる、つまり可用性の高いデータ分析環境を社内で構築するのにも一役買ってくれます。

今回はEDIで得られるメリットについて解説していきました。相手が自社のデータ管理形式に管理しているか、操作に関して自社の教育環境は整っているかなど、導入時にはいくつか注意点もありますが、それらをクリアさえすればEDIで多大なメリットを受けられます。