あなたの会社では、販売管理がしっかりできていますか？ 販売管理では、商品の仕入れから入金まで、販売に関するあらゆる工程を管理する必要があります。販売管理を人の手だけでやっていると、人的要因で入力ミスなどのトラブルが発生する可能性も。
販売管理システムを導入すれば、販売管理の効率化やミスの削減など、さまざまな面でメリットを受けることができます。今回は販売管理システムの概要を、導入する際のポイントなどとともに解説。「販売管理システムについてよく理解して、自社でもしっかり導入や活用が行えるようにしたい」という方はぜひご一読ください。
目次
販売管理システムとは？
そもそも販売管理とは、商品の仕入れや受注、在庫管理、納品、入金など、販売に関するあらゆる工程を一括で管理する手法。販売における各工程の可視化などでメリットがあります。
しかしこれを人的に行うと膨大な時間がかかったりと、課題も多く存在します。そういった課題を解決するために登場したのが販売管理システムです。
販売管理システムでは従来の販売管理に必要な作業をプログラム化することで、さまざまなメリットが受けられるようになっています。
販売管理システム導入のメリット
販売管理システムを導入すると、次のようなメリットがあります。
・販売管理を一元化できる
・ヒューマンエラーを防げる
・業務改善などの分析も簡単になる
販売管理を一元化できる
販売管理では、
・商品のやり取り
・金銭のやり取り
この2つを主に工程に分けて管理する必要があります。
この2つそれぞれに複数の工程が関わっているうえに、取引先の業者ごとに工程やデータのフォーマットが代わる場合もあります。よって自社全ての販売管理をスタッフだけに任せていると、複雑な販売管理に膨大な時間がかかってしまい非効率でもあります。
販売管理システムを使うと、自社に関するあらゆる販売工程を効率化可能。
例えば商品の仕入れや受注などの作業を営業部、納品や入金などは経理部と、別の部署が同じ販売管理の工程を受け持つ場合でも、入力したデータがすぐ反映されて販売管理システム上で表示されます。これにより「処理に必要なデータがどこにあるか」など、部署によって余計なデータ探しの必要がなくなり、部署ごとの販売管理に関する情報共有が簡単になります。
ヒューマンエラーを防げる
スタッフだけに頼って販売管理を行っていると、作業の複雑さから在庫が切れているのを入力していなかったり、入金確認を怠っていてデータが反映されていなかったりと、売り上げに影響するトラブルが発生してしまう可能性もあります。
販売管理システムを利用すると、一度入力したデータを自動で出力したりと、各入力工程の自動化が可能。これにより各工程での人為的ミスが減り、確実な販売管理が可能になります。
業務改善などの分析も簡単になる
販売管理をスタッフだけで行っていると、工程に関わった当事者だけが情報を知っていたりと、分析が難しくなってしまう弱点もあります。
販売管理システムを使えば、各工程の情報がリアルタイムでシステム上に反映されるうえに、各工程に関係するデータも自動的に蓄積されます。このデータは販売管理システムの分析機能で、簡単にグラフや数値などの分析結果として出力することが可能になります。
このように販売管理システムを導入すれば「どの工程に問題があり改善の余地があるか」、「この工程はもっと効率化して収益を上げやすくなる」など、多角的に、そして簡単に各工程の分析が可能になります。
関連ページ：販売管理システムを導入することで得られるメリットとデメリット
関連ページ：データ分析を効率化！ BIツールの仕組みとは
販売管理導入時のポイント
ここからは販売管理システム導入時のポイントについて解説していきます。
・導入の目的をしっかり定める
・導入目的に合わせた機能がある販売管理システムを選ぶ
・オンプレミス型かクラウド型か
導入の目的をしっかり定める
どのサービスにもいえることですが、まずは販売管理システムの導入目的をしっかり決定しておきましょう。
例えば「今までより販売管理を簡単に行いたい」、「販売管理に関する分析をより確実に細かく行いたい」など、いろいろな目的が考えられます。こういった目的をあらかじめ決定しておくことで、自社に合った販売管理システムを選びやすくなります。
導入目的に合わせた機能がある販売管理システムを選ぶ
販売管理システムは、あらゆる業種が導入しています。よって各業種ごとに販売管理システムの機能が異なり、適切なものを選ばないと自社でしっかりシステムが機能してくれません。
例えば食品系の会社では賞味期限や消費期限の適切な管理機能、製造業ならば通常生産や受注生産など、多様化している受注形式をどれだけ簡単にシステム化できるかなど、業種ごとに必要な機能が変わってきます。自社に必要な機能をしっかり提供してくれるサービスを選ぶことも、販売管理システム導入時のポイントです。
オンプレミス型かクラウド型か
販売管理システムには、「オンプレミス」型と「クラウド」型、2種類の導入パターンがあります。
オンプレミス型では自社専用の機能など、自社に合ったカスタマイズが行いやすいのが特徴ですが、費用が高額になるデメリットもあります。クラウド型では、費用をおさえられる代わりに、カスタマイズが難しく、機能が制限されるなどのデメリットがあります。
このようにオンプレミス型とクラウド型、それぞれに得手不得手があります。販売管理システム導入時は導入タイプのメリット・デメリットをしっかり見極め、適切なタイプを選ぶ目も必要になってきます。
関連ページ：オンプレミスのメリットって？ クラウドとの違いは？
まとめ
今回は販売管理システムについて、メリットや導入の際のポイントについてご紹介してきました。
販売管理システムを導入するだけで、今までの販売管理がグッと楽になり、分析などの業績改善にも一役買ってくれることは間違いありません。本記事の導入時のポイントなどをふまえて、自社にとって適切な販売管理システムを導入しましょう。
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