販売管理は、販売工程の可視化やコスト削減など、会社で重要な役割を果たします。そんな販売管理を効率化するのが販売管理システム。販売管理システムを利用することで各販売管理に必要な作業を自動化し、人為的なミスも減らせます。
しかし販売管理システムにも、選びかたを間違えたりすると使えないシステムになってしまったり、デメリットが少なからずあります。そこで今回は販売管理システムを導入することで得られるメリットとデメリットをご紹介。「メリットとデメリット、双方をよく理解して販売管理システムを導入したい」という方はぜひご覧ください。
目次
販売管理システムとは？
販売管理システムとは、その名の通り会社の商品の提供で発生する各工程の管理を行う販売管理を効率化するためのシステム。販売管理では、
・商品の流れ（プロセス管理）
・金銭的な流れ（債権債務管理業務）
の2つの流れを管理する必要があります。
プロセス管理には受注業務から発注業務、在庫管理業務など、複数のプロセスが生じます。また債権債務管理業務にも、請求業務・入金管理業務、仕入れ・支払い業務など、プロセスがたくさんあります。
こういったように、販売管理業務では複数のプロセスが入り乱れており、人為的なエラーが起こりやすい業務でもあります。エラーが発生すると、会社の損失などのトラブルにまで発展してしまう危険性も。そういった問題を解決するために登場したのが販売管理システムです。
関連ページ：販売管理システムとは？ 導入する際のポイントについてご紹介
販売管理システムのメリット
販売管理システムを導入すると、このようなメリットがあります。
・販売業務にかかる時間の削減が可能
・人為的エラーの削減も可能
・分析によるプロセスの改善なども簡単になる
・クラウド型を選べばコストをおさえて販売管理システムを導入できる
販売業務にかかる時間の削減が可能
販売管理をシステムを使わずに行うと、各工程が多く処理に時間がかかります。また工程に関する当事者のみが工程のリアルタイムデータを持っている場合は、別途共有が必要です。このように販売管理は工程の多さやデータ共有等の観点から、面倒くさい作業であるのは間違いありません。
販売管理システムでは商品の仕入れから入金まで、各工程の処理を自動化できる機能が多く搭載されています。また各工程の担当者が処理したデータは、システム上でリアルタイムの確認が可能。余計な手間をかけずに販売工程の処理をスムーズに終わらせられるのが販売管理システムのメリットです。
人為的エラーの削減も可能
販売管理を人の手だけで行うと、Excelでのデータ入力ミスや処理が抜けていたりと、複数のエラーが起こる可能性があります。会社的にも顧客とのトラブルなどにつながりかねない状況は好ましくありません。
販売管理システムでは、各工程の処理を自動化。例えば一度入力したデータを以降は自動で反映させるなど、無駄なデータ入力を極力減らして人為的ミスを削減します。また各工程が分かりやすく可視化されることにより、各工程の処理に抜けがないか簡単に確認ができます。
分析によるプロセスの改善なども簡単になる
販売管理には各工程の流れをしっかり確認して、問題のある工程の改善を行い業績改善を狙う意味もあります。しかしアナログ的手法の販売管理では、各工程のデータ収集の時点で膨大な時間がかかり、肝心のデータ分析に時間がかけにくいのが難点。
販売管理システムでは、各工程のデータが1つに集約され、グラフや数値で可視化されます。これにより各工程のどこに問題があるのか、どこをどうすれば改善につながるのかを簡単に分析できます。またデータ収集などの余計な手間をかけず、分析に集中して時間をかけられるのもメリットです。
関連ページ：工程管理システムを導入するメリットとは？
クラウド型を選べばコストをおさえて販売管理システムを導入できる
最近の業務関係のシステムはクラウド型の登場により、導入コストのハードルが一気に下がりました。販売管理システムも同じです。
クラウド型の販売管理システムを選べば、販売管理システム導入費をおさえたい企業でも簡単に販売管理システムを導入可能。また従来のオンプレミス型と違って、保守・点検などの技術的な手間がかからないので、ITに関する知識が少なくても導入しやすいのもメリットです。
販売管理システムのデメリット
販売管理システムにも、デメリットがいくつかあります。
・販売管理システムごとに機能が違う
・導入から運用までに時間がかかる
販売管理システムごとに機能が違う
販売管理システムでは小売業や卸売業など、業種ごとに機能が違うシステムがたくさん各業者から提供されています。例えば小売業なのに卸売業向けの販売管理システムを導入すると、無駄な機能がたくさんあって使い物にならない可能性もあります。
このように販売管理システムでは、システムごとに機能が変わってくるのがデメリットです。販売管理システム導入時は、選択肢を絞ってから、じっくり導入検討を行うことをおすすめします。
導入から運用までに時間がかかる
販売管理システムでは、実際に使うスタッフがシステム自体を使いこなす必要があります。
UIデザイン（システムを操作するときの画面デザイン）が少し複雑など、機能が多いシステムはそれだけ操作に慣れるのに時間がかかったりするので、事前に研修などでスムーズに販売管理システムをスタッフが使いこなせるようにしけなければなりません。
このように実際に運用するまでに多少時間がかかるのが、販売管理システムのデメリットです。
まとめ
今回は販売管理システム導入のメリットとデメリットをご紹介してきました。
販売管理システム導入で、今までの販売管理効率が劇的に変化するのは間違いありません。そして業務改善などでも重要な役割を果たすでしょう。ぜひ販売管理システムを導入して、自社の販売管理効率化に役立ててください。
ただし自社に合った販売管理システムを選べるように、検討の時間は惜しまないようにしてください。
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