情報システム、人事、経理など、会社ではさまざまな部門でさまざまな業務が動いています。しかしどの部門もスムーズに稼働しているとは限らず、「経理部門は処理スピードが遅くて、業務が煩雑になりがち・・・」、「情報システムは専門知識を持っている人間が社内にほとんどいないから回すのが大変・・・」こういった悩みを持った企業も多く存在します。
また近年は人手不足が年々顕著になり、中小規模の企業ではリソース確保も以前より難しい状況です。こういった課題を解決するためには、「BPO（Business Process Outsourcing）」の活用が有効です。
しかしそもそも「BPOって何？ 何となく知っているけど、アウトソーシングと同じじゃないの？」と思っている方もいらっしゃいます。厳密にいうとBPOはアウトソーシングの一種ですが、通常のアウトソーシングとは形態が少し異なります。BPOについて正しい知識を身に付けることで、あなたの会社でBPO検討をする際にも役立つはずです。
そこで今回はBPOの概要やメリット、特徴、さらには導入時のポイントやBPO検討時におすすめのBPOサービス業者を3つご紹介していきます。「BPOについて正しい知識を身に付けて業務に活かしたい」という方や、「BPOを検討しているが、選定のポイントやおすすめの業者を知りたい」という方はぜひ本記事をご覧ください。
目次
BPOとは
BPOとは「ビジネスで発生する業務をアウトソーシングする」という意味で、自社の業務を一括して外部のBPO専門業者に委託する経営手法です。アウトソーシングの一種なので切り出す業務もさまざまで、人事や経理、情報システムなど、自社の課題に合わせてBPOする業務を決定します。
名前の通りアウトソーシングの1種でもありますが、一般的にアウトソーシングと言われるものとは少しだけ定義が違います。一番の違いは「アウトソーシングは自社業務を委託するだけだが、BPOでは業務設計から業務の効果分析、改善案実行による業務効率化まで一括して外部業者に任せる」点です。
例えば通常のアウトソーシングの場合は、自社部門の業務は外部に委託しますが、委託の中に業務効率化などのプロセスは含まれていません。また一時的に発生した案件だけを委託する場合もあります。
対してBPOは、分かりやすくいえば「外部業者に自社部門を置いて業務を行ってもらう」イメージです。委託はしていますが自社部門のように外部業者が機能するので、ただ業務を行うのではなく最初の業務設計や細かいトラブルの対応、業務課題の分析から改善案の策定、そして改善案を取り入れながら業務を効率化する、というプロセスまで委託範囲に入ります。つまり委託した業務に関するすべてのプロセスを一括して外部業者が行います。
関連ページ：導入前に確認したい、BPOとアウトソーシングの違い
BPO導入のメリット
BPOを導入すると、次のようなメリットがあります。
・業務にかかる時間やコストの削減
・専門業者なので業務がスピーディーになり、顧客満足度も向上する
・コア業務に集中することで収益も向上する
業務にかかる時間やコストの削減
業務には必ず、定型的なやり方が固定されているプロセスがたくさんあります。こういったプロセスを自社内ですべて行うと、肝心な業務に手を回せず非効率な場合があります。
また緊急で対処しなければならない業務など、企業では常に予想外のプロセスが発生することもあります。予想外のプロセスに時間を取られすぎると、利益損失にもつながりかねません。
BPOで業務を一括して外部業者に任せれば、定型的な業務などやり方が決まっているのに時間がとられがちな業務をいい意味で外部業者に丸投げできます。また予想外のプロセスを含めて、外部業者が解決まで担当してくれます。結果、大幅な業務時間の削減により他の傾注したい業務に時間を割きやすくなり、業務が効率化されコストも削減できます。
専門業者なので業務がスピーディーになり、顧客満足度も向上する
自社の部門によってはノウハウがないと効率よく仕事するのが難しいものもあり、場合によっては顧客満足度が低くなり、顧客とのトラブルにもつながりかねません。
BPO業者は各部門に精通したプロが集う専門業者です。例えば「シェアードセンター（グループ企業の業務を一括して処理するために設立された会社）」として豊富なノウハウを蓄積しているところもあり、自社が任せたい部門を得意とするBPO業者に業務委託すると業務プロセスの進行がスピーディーになります。
またトラブル発生時の対処もスムーズになり、結果顧客満足度の向上で自社の信頼性が上がります。
コア業務に集中することで収益も向上する
先ほども言った通り、自社にはさまざまな部門があり、さまざまな業務が動いています。しかし中にはわざわざ自社でやる必要性の低い定型的な業務もあります。企業としては最も収益の上がりやすい、コア業務に傾注したいものです。
BPOでは、切り出しやすい部門の業務を一括して外部業者に任せることで、自社のコア業務に集中しやすい環境が作り出せます。そして独自性の強いコア業務に集中することで自社サービスのクオリティも向上し、収益の向上にもつながります。
BPOの特徴
BPOの特徴は、次の通りです。
・各ジャンルに精通している
・今の時代に即したアウトソーシング手法
各ジャンルに精通している
前述しましたが、BPO業者というのは経理や情報システムなど、各部門に関する業務に精通しています。また例えば自社ではコールセンターとデータ入力が得意など、業者ごとに得意としているBPO業務が違います。
今の時代に即したアウトソーシング手法
一昔前と違い、現代では労働人口がどんどん減っており、その影響で人手不足も大きな課題となっています。また業務効率化が企業の成長により直結するようになったので、非効率な環境で経営を行えばすぐに会社がつぶれるでしょう。ですから各企業には社内の業務を整理して業務効率化、および人手不足を解消することが求められています。
アウトソーシングから一歩発展したBPOでは、業務を一括して請け負うことにより現在企業が抱えている人手不足や業務効率化などの課題を解消する役割を担っています。
関連ページ：BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）のメリットとは？
BPO導入のポイント
BPO導入時は、次のポイントを押さえておきましょう。
・任せる業務をしっかり選定する
・サービス内容をしっかり検討する
・個人情報の取り扱いなど、セキュリティは万全か
任せる業務をしっかり選定する
企業がBPOを行う目的は、「自社で課題のある業務を、一括して外部業者に任せることで時間とコストを削減する。そしてコア業務に集中し、収益の向上が可能な環境を作り出す」ことです。この目的に沿って、どんな業務を委託するか決定する必要があります。
当然自社の収益の要になるコア業務に関係する業務は切り出すのが難しいでしょうし、自社でノウハウを蓄積して後々サービスとして提供したい業務をBPOするのもおすすめではありません。
BPOのデメリットは、指定業務を一括して外部委託してしまうので、自社に委託した業務のノウハウが蓄積されないことです。BPO業者と契約を解除した場合、切り出した業務は自社に戻ってきます。しかし自社にはノウハウがないので、戻ってきた業務をスムーズに遂行するのは非常に困難です。
多少アドバイスしてもらえる業者もありますが、BPO業者も自社独自のノウハウで委託された業務を処理しています。コア業務にあたるBPOに関するノウハウを外部においそれと漏らすわけにはいきません。
BPOで外部業者に仕事を切り出すときは、切り出し予定の業務が本当に外部に任せてよい業務かどうか、将来コア業務になる可能性があるものではないかなどを考慮する必要があります。
サービス内容をしっかり検討する
BPO業者は、各業務ジャンルに関する専門業者です。そして業者ごとに蓄積しているノウハウが違うため、A社では情報システムが得意、B社では事務関係が得意など、各業者ごとに得意な業務ジャンルが違います。ですからBPO切り出し時は、自社が切り出したい業務に応じて業者を選定する必要があります。
例えば「自社では情報システムの取り扱いが苦手で足かせになっているから、「ITO（IT分社に特化したBPOのこと）」で定評があるA社に任せよう」、「自社では経理などを外部に任せてコア業務に集中したいから、大手企業のシェアードセンターとして経理関係の処理ノウハウをたくさん蓄積しているB社にしよう」など、自社の切り出したい業務と相手が得意にしている業務ジャンルが上手くかみ合うように業者選定をしましょう。
個人情報の取り扱いなど、セキュリティは万全か
切り出す業務を選ぶとはいえ、BPOでは外部に委託する以上業務に関係する社員や顧客の情報を外部企業に提示しないといけません。BPO業者のプライバシーにかかわる情報の取り扱いが不適切だと情報漏洩などのトラブルに発展し、会社の信用を大きく損ねることになります。
BPO業者を選ぶ際は、相手が適切な情報取り扱いができる企業かを見極める必要があります。適切な情報取り扱いができるかは、大手企業などを含めて多数のBPO実績があるかなどで判断できます。
また「プライバシーマーク」など、情報取り扱いに関する規格を取得しているかも判断材料になります。例えばプライバシーマークは、情報取り扱いに関して適切な体制を取れている企業にしか発行されません。プライバシーマークが付いていれば、BPO業者の情報取り扱いに関しても安心できます。
また委託された業務を中国など外部のセクションで処理するタイプのBPO企業を選ぶ際は「ISMS」など、国際的なセキュリティ規格に準拠しているかもしっかり確認しておきましょう。
関連ページ：セキュリティ面でも安心！シンクライアントのメリットや活用事例をご紹介
おすすめのBPOサービス企業３選
ここからは、おすすめのBPOサービス企業を3つご紹介していきます。
① 株式会社リアルゲート
② 富士通株式会社
③ 株式会社パソナ
①株式会社リアルゲート
このメディアを運営している私たち「リアルゲート」は、アウトソーシングの概念が変わる現在、会社の経営ごと解決ができる付加価値の高いアウトソーシングを実現します。IT×BPOを駆使したフルオートメーションパッケージと専任のコンサルタントを用意したトータルプロデュースにより、特殊で難解な業務も最大効率化を図りコストパフォーマンスを発揮します。
事業継続性の確保にも力を入れており、2008年秋のリーマンショック、2011年春の東日本大震災を経て蓄積してきたノウハウを元に対策を繰り返してきた、止まらない運用体制をご提供します。また個人情報の取り扱いに関してもプライバシーマーク取得とISMS準拠済みで、適切なプライバシー情報管理に努めています。
②富士通株式会社
IT企業大手の「富士通株式会社」も、BPOサービスを他社に提供しています。セキュリティに関するプロダクトも取り扱っていますから、個人情報などの取り扱いに関しての信頼性は高いです。
人事業務、経理業務などの一般業務をIT技術を組み合わせて効率化することを得意としており、業務のシステム化によるコスト削減も狙えます。グローバルにアウトソーシングセンターを展開しており、ノウハウの蓄積もばっちりです。
③株式会社パソナ
人材派遣で有名な「株式会社パソナ」。株式会社パソナでは企業だけでなく、官公庁や自治体などにも幅広くBPOサービスを提供しているのが特徴です。
プロジェクト設計や構築力、人材に関して株式会社パソナが培ってきた経験とノウハウがBPOサービスにも活かされています。人事や総務、経理、営業事務を中心に専門部署で安心・安全なBPOサービスを提供しています。
まとめ
今回はBPOの概要やメリット、そして導入時のポイントやおすすめのBPO業者まで幅広くご紹介しました。
BPOを活用することで社内の業務時間やコストを削減できます。また企業内リソースに余裕ができ、コア業務に集中できるようになって収益も向上します。
BPOには経理や情報システムなど、各業者によって得意にしている分野が違います。BPO業者選定の際はその違いもよく加味しながら、自社にピッタリのBPO業者を選んでください。
また、BPOは企業の業務効率化の重要な戦略ですが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を組み合わせることで、その効果はさらに拡大します。RPAは単純な業務を自動化し、BPOはより複雑な業務を外部の専門家に委託します。これにより、企業は業務効率化とコスト削減の両方を実現し、従業員はより創造的な業務に注力できるようになります。
BPOとRPAの組み合わせは、今後のビジネスにおける新しい標準となりつつあり、競争力を高めるための鍵となるでしょう。
以下にRPAについても記事をまとめておりますので、ぜひご参考にしてください。
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