自動プログラム（ロボット）によって、業務工程を自動化できる「RPA(Robotic Process Automation)」。さまざまな業務に活用可能で、その範囲は一見対人での仕事が多く、自動化に向いていなさそうな営業部門にまで及びます。
営業部門は一部業務工程をRPAに任せることで、重要な商談などコア業務に一層力を割いて働けるようになったりと、さまざまなメリットを受けられます。
今回はRPA活用により営業の何が変わっていくのか、具体例を交えながら分かりやすくご紹介していきます。「RPAを営業で上手く活用するには、どうすればよいか知りたい」という方はぜひご覧ください。
目次
営業でRPA自動化できるプロセスは案外多い
営業というと「対人で商談を行ったりと人ベースでの作業が多い分、ITと親和性が低い」ようなイメージを受ける方も多いと思います。しかしよく掘り下げてみると、案外営業で自動化できるプロセスというのは多いものです。
例えば、アポイントを取れそうな企業を探す工程。この工程でネットを使って検索を行う際、指定条件をもとに細かくアポイントの見込みがありそうな企業をピックアップしていくのは骨が折れる作業です。
また商談に関係するメールを各企業宛に送る作業もかなり時間がかかり、ミスが起こりがちな工程になります。他にも紙の書類をデジタル化して保管する際も、意外な手間と時間がかかります。
このように工程をよく見ると、営業でもRPAが活用できそうな場面は多く見受けられます。そして自動化可能な工程はRPAを使えば、残りの自動化不可能な人的な作業に営業は集中できます。さらにミスが減ったり業務時間が短縮されたりと、RPAを営業で活用すると他にもいろいろなメリットがあります。
参考ページ：RPAとは？ その特性と期待できる効果とは？
参考ページ：RPAができることって何？
営業でのRPA活用方法3つ
ここからは実際にどのような場面で使えるのか理解できるよう、RPAの営業部門での具体的な活用方法を3つご紹介していきます。
・OCRと組み合わせた書類の自動デジタル化
・メール配信業務の自動化
・営業用プレゼン資料の自動作成
OCRと組み合わせた書類の自動デジタル化
書類をデジタル化するには、まずスキャナーといった「OCR（光学文字認識）」機器で書類を読み取り、検索可能な状態に加工した後システム内に登録して保存を行う必要があります。
時間がかかりがちなこの作業は、RPAとOCRを組み合わせれば効率性が上がります。例えばRPAを使った場合、OCRで読み取った書類を自動でPDF化、その上で分類分けを行い、必要な場所に自動登録・保存してくれます。
このように日々の書類デジタル化作業をRPAで効率化できれば、かなりの業務時間を削減できるはずです。
関連ページ：書類の管理に役立つ！ OCRの活用法とは！
メール配信業務の自動化
営業においては得意先への販促メール、見込客へのフォローメールなど、さまざまなメールを配信する必要があります。しかしメール配信作業は例えばCCとBCCを間違えたりと単純なミスで大変なトラブルになる危険性もあり、また作業量も取引先が多ければ多いほど比例して多くなりがちなのがデメリットです。
RPAを使えば、こういったメール配信業務も自動化できます。
例えばメールを新しく作成して、宛先や件名、そして本文を書いて送信するといった流れを全自動化することも可能です。宛先などの指定は自動でRPAが行ってくれるので、宛先間違いやCC、BCCに関するミスがおきにくくなります。
さらにメール送信時はプログラムを起動させるだけなので、大幅な作業時間短縮につながります。メール配信にかけている時間が多ければ多いほど、RPA導入により大きなメリットを受けられます。
営業用プレゼン資料の自動作成
営業には、社内や社外に営業戦略などを詳しく説明するプレゼン資料の作成も必要になります。しかしプレゼン資料作成は時間がかかるにもかかわらず、1日で作成しなければならないなど作業時間が限られる場面も多いのがネックです。
「プレゼン資料は無駄なく、サッと作成してしまいたい」といった用途にも、RPAは向いています。例えばレイアウトやフォントなどのデザインを自動反映、そして必要なデータを集計して必要な人数分プリントアウトする作業までを自動化可能です。
ちなみにRPAを使えば、プレゼン資料だけでなく月報などの管理資料、取引状況のレポートなど、各業務用書類を自動化して業務効率化を狙えます。
営業部門でRPAを活用している業界事例3つ
ここからは、実際に営業部門でRPAを活用している業界事例を3つご紹介していきます。
・製造業
・小売業
・ベンダー業
製造業
送風機などを発売しているある老舗製造メーカーでは、各営業所で獲得したクライアントごとに書類を仕分けし、納期などをいちいち手書きで記入しFAXするという、古典的な手法を取っていました。しかし1日当り5〜6時間とかなりの時間を作業に取られるあまり、業務効率性が下がっていました。
そこでRPAを導入し、この作業を自動化することに取り組みました。すると仕分け作業が自動化され、どの書類がどのクライアントに関するものかを考える必要がなくなりました。また納期などデータの入力も自動化され、スタッフは各担当クライアントにメールで情報を送信するだけで業務が終わるようになりました。
結果的に仕分けなどにかかる業務時間が大幅に短縮され、業務効率が上がりました。あなたの会社でも営業でも書類管理に課題を感じている際は、RPAを導入すると大幅な作業時間短縮につながります。
小売業
あるオフィス家具の小売企業では、従来注文書を営業担当が目視で確認し受注システムに情報入力、さらに発注作業も行う必要がありました。1回当りにかかる時間はさほどでもありませんが作業量が多いので、かなりの時間を取られていました。
そこでRPAを導入して業務効率化を図ったところ、RPAが注文書を認識して必要な情報をシステムに自動入力して、発注の準備もくれるようになりました。結果的に1回あたりの作業時間が3分の1以下に短縮され、営業担当は営業方針立てなどコア業務に多く時間をさけるようになりました。
あなたの会社でも営業の受発注作業に問題がある場合は、RPAで自動化を行うことで必要な作業だけに時間をさけるようになります。
人材紹介業
ある人材紹介企業では営業がそもそも3名しかおらず、人手不足なのが課題になっていました。またメール営業などはしておらず、オフラインイベントで細々と新規顧客を開拓していくといった手法を取っていました。
そこで営業のアシスタントツールとして、RPAツールを導入しました。すると幅広い集客施策を取れるようになり、たくさんのアポイントを獲得できるようになりました。またコンバージョン件数も増え、しっかりとした成果が挙がっています。
あなたの会社でも営業担当リソースの少なさに課題がある場合は、RPAをアシスタントとして活用すれば営業力が向上するはずです。
まとめ
今回はRPA活用により営業の何が変わっていくのか、実際の活用方法や活用事例まで含めて分かりやすくご紹介してきました。
営業は一見対人でRPAに向いていなさそうな部門ですが、実際には見込み客の情報収集や顧客リストの管理、営業関連の書類の保管・作成など、さまざまなRPAでの自動化が可能な工程が絡んでいます。営業でもRPAを上手く活用すれば大幅に営業力が向上し、作業時間短縮により営業担当の負担も和らぐでしょう。
ぜひあなたの会社でも上手くRPAを活用して、営業効率化を目指してみてくださいね。
関連ページ：RPAがもたらすBPRへの効果とその活用法