「働き方改革＝ITツールの導入だ」と、頭の中で紐づけが行われている方も多いのではないでしょうか。ITツールは人的な工夫だけでは限界のある働き方改革を、効率よく後押ししてくれます。
しかしITツールが働き方改革に重要なのは分かっていても、「具体的にどんな面で働き方改革に効果があるのか」を詳しく説明できる方は意外と少ないのではないでしょうか。ITツール導入で働き方改革を進めるには、表面上だけでなく具体的にITツールがどう作用するのかまで把握しておきたいところです。
今回は働き方改革を推進したい企業向けに、ITツールを導入すべき理由や導入をおすすめするツールなどをご紹介していきます。
目次
ITツールを働き方改革に活用するメリット
ここからは、ITツールを働き方改革に活用するメリットをご紹介していきます。
・人手不足を解消し、安定した労働力を獲得できる
・社員が重要な業務に集中できるようになり、生産性が上がる
・社員の働き方に関する満足度が向上する
人手不足を解消し、安定した労働力を獲得できる
会社が雇える社員の数には、限界があります。人手不足に陥り、生産性が上がらなくなるのはよく見られるケースです。
また今後労働人口は減少をたどるので、人材の確保も難しくなっていきます。
ITツールを使えば、業務が自動化されます。感覚としては今まで社員がやっていた作業を、ITツールが肩代わりしてくれるイメージです。
また「RPA（ロボットプログラムによる業務自動化）」ツールなどを使えば、指定の業務を丸ごとITツールに任せることも可能です。ITツールに任せた分余計な作業はなくなり、緊急でパート・アルバイトなどを雇わないと業務が回らないなどの事態も回避できます。
またITツールを使えば業務が平準化されるので、「この人しか作業ができないけど、休んでいるから作業が進まない」などの問題も少なくなります。結果的に労働力が安定し、生産性にも大きく貢献するでしょう。
社員が重要な業務に集中できるようになり、生産性が上がる
業務には、
・コア業務・・・その会社でしかできないような、生産性の高い作業
・ノンコア業務・・・データ入力や書類出力など、誰でもできる生産性の低い作業
の2つがあります。
実態としてはノンコア業務に多くの時間を使い、上手くコア業務に時間を取れない方も多くいらっしゃいます。
ITツールは、生産性の低いノンコア業務の効率化・自動化に長けています。データ入力は得意分野ですし、他にもグラフなどを使った書類の出力やデータ収集なども任せられます。
結果的にノンコア業務はITツールに任せ、コア業務だけに社員が集中できる環境を作り出せます。
社員の働き方に関する満足度が向上する
ITツールを活用すれば、社員に掛かる作業負担を減らせます。またWeb会議ツールやチャットツールなどを導入すれば、「リモートワーク（社外で働くこと）」も推進可能です。
政府が推進している「ワーク・ライフバランス（仕事とプライベートを両立させる生き方）」を実現するには、業務を効率化して社員の負担を減らし、柔軟な働き方を推進することが必須です。
そしてワーク・ライフバランスの推進には、ITツールの導入が必要不可欠です。
ITツールを働き方改革に活用する上での注意点
働き方改革へのITツール導入を考える前に、次の点に注意しましょう。
・適切なツール選定ができているか
・ITツールによる働き方改革を進められる状態になっているか
適切なツール選定ができているか
ITツールには、さまざまな種類があります。また同じ目的に使うツールでも、値段や搭載機能などが異なります。
ITツールを導入する際は、適切なツール選定ができているかも重要です。
たとえば
・リモートワークを推進したい・・・Web会議ツールやビジネスチャットツール
・残業を是正したい・・・勤怠管理ツール
・指定の業務フローを、完全自動化したい・・・RPAやAIツール
など、目的によって導入すべきツールは変わってきます。
ITツールを働き方改革に導入するときはどんな目的を達成したいかでツールを選び、そこから各ツール内容を値段などとともに比較しながら選定する作業が必要です。
ITツールによる働き方改革を進められる状態になっているか
「ITツールを導入さえすれば、働き方改革はとりあえず進む」としか考えていない方は、危険です。
ITツールは、あくまで働き方改革を効率よく実践するためのツールでしかありません。使い方を間違えれば費用対効果を得られないまま、無駄にITツールが稼働している状況を作り出してしまう可能性もあります。
ITツールを導入する際は、
・業務切り分けや無駄な業務廃止など、あらかじめ働き方改革の準備を行う
・トライアルを行い、本当に自社に合ったツールなのか確かめる
・導入後も効果測定を行い、本当に効果が出ているか試す
などを忘れないようにしましょう。
働き方改革を進めるためにおすすめのITツール5選
ここからは、働き方改革を進めるためにおすすめのITツールを5つご紹介していきます。
・チャットワーク
・V-CUBE
・Google Drive
・ジョブカン
・RECEPTIONIST
チャットワーク
チャットワークは、国内で「Slack（アメリカ発のチャットツール）」と並ぶ人気を持つビジネスチャットツールです。
掲示板形式でメッセージを残しながら、効率よく仕事のやり取りができます。メールでやり取りを行うのと違って会話履歴をさかのぼりながら調査できるので、詳細確認などが簡単です。
また特に重要な項目などは「タスク機能」を使えば、決まったスペースに固定表示されるので便利です。
他にも複数人でチャットができる「グループチャット機能」や「ビデオ通話機能」なども搭載されており、使い勝手のよいツールになっています。
V-CUBE
「V-CUBE」は、Web会議用のITツールの一つです。テレビ会議と違ってインターネット回線とパソコンなどがあればすぐ始められるので、手軽でコストも抑えられます。
・招待メールをクリックすれば、すぐ参加できる
・同時に50人Web会議を利用可能
・Office 365と連携ができる
などの特徴を持ち、さまざまな使い方ができるのがメリットです。
通信品質はよく自動調整もされるため、快適にWeb会議ができます。
Google Drive
「Google Drive」は、無料で利用できるクラウドストレージの代表格です。
単に書類データや画像などを保存するだけでなく、
・Googleドキュメント・・・Microsoftの「Word」と同じような機能を持つ
・Googleスプレッドシート・・・Microsoftの「Excel」と同じような機能を持つ
・Googleスライド・・・Microsoftの「Power Point」と同じような機能を持つ
などとも連携しているので、ツールを複数活用しながらシームレスに作業ができます。
Google Driveから「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」を開いて作業すれば、リアルタイムで内容が保存されるためデータが消える心配をしなくて済みます。またGoogleドライブに保存したデータは、権限などを設定した上で簡単にメールやURLで共有可能なのも強みです。
ジョブカン
「ジョブカン」は、「クラウドタイプの勤怠管理システム業界ナンバーワン」などの称号を持っている有名な勤怠管理ツールです。
・変形労働
・フレックス
・裁量労働
などの勤務形態にも柔軟に対応しており、所属や雇用形態なども細かく設定できます。
・ICカードやGPS、LINEなどを使った打刻機能
・リアルタイムでの勤務状況の管理機能
・休暇申請管理
など、多彩な機能を有しており、カスタマイズも可能です。
「勤怠管理ツール選びで困っている」という方は、まずジョブカンを確認してみましょう。
RECEPTIONIS
「RECEPTIONIS」は、クラウドタイプの受付システムです。
受付業務数が多いと、それだけ担当者に負担が掛かります。RECEPTIONISを使えば無駄な受付業務が削減され、担当リソースの負担軽減にもつながります。
・来客に対応できる担当者を、チャットツールやアプリなどで呼び出す
・来客情報の自動データベース化
・受付日程の調整
などの機能があり、柔軟に受付対応が可能です。
導入企業は大手企業も含め2,500社を突破しており、信頼性も高いので安心して導入できます。
まとめ
今回はITツールを導入して働き方改革を進めるメリットや注意点、そして実際におすすめするITツールのご紹介をしました。
ITツールは働き方改革に必要ですが、単に導入することだけを目標にせず下準備を整え、効果測定も忘れない姿勢が重要です。上手く導入できれば生産性向上や社員満足度向上など、さまざまなメリットで会社を成長させられます。
ここでご紹介したITツールを含め、ぜひ他のITツールも調査してみてください。