経理業務の中でも業務工数の多さが目立つのが、請求業務です。
企業規模や事業展開の範囲によっては、多数の取引先へ請求する必要があるため、業務負担はおのずと大きくなってしまいます。
そんな請求業務の負荷を減らし、少しでもコスト削減や生産性の向上を達成するために、請求業務に特化した代行サービスを利用するのは企業にとって効率的な経営戦略のひとつといえるでしょう。
では、請求代行サービスには一体どのような効果がきたいできるのでしょうか？
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目次
委託元企業は取引先と代行業者の3社間での信頼関係をマネジメントすること
サービス内容は請求に関する業務全般を一括受託
代行サービスを提供している会社は、企業と取引先の間で生じる金銭の授受に関連する業務を一括パッケージとして、請け負ってくれます。
そのため、代行業者は請求書の作成・発送に加え、支払い状況の確認や未払いの催促といった取引先ごとの請求管理を行ってくれ、与信審査やその管理も行います。
また、未払いが発生した際にも代行業者側にて保証してくれるのも、請求代行サービスの特徴です。
請求業務をアウトソーシングするメリット
その1:企業負担の削減と生産性の向上
このように請求に関わる業務は、煩雑な工程や処理内容の重要性・専門性から、社内経理部においても属人化しがちですし、代替の人員確保が難しい面があります。特に、与信審査や管理といった非常に複雑で難しい業務は、社内社員のスキルが追い付くまでにも時間と経験を要しますし、社内スキルの標準化も難しい業務ですまた、取引先が多ければ多いほど、各取引先事にこれらの業務が逐一生じるため、その分人員も時間も割かれてしまいます。
専門の知識とスキルを有する代行業者にアウトソーシングすることは、企業の業務負担を軽減しながらスムーズな取引を維持することができ、自社社員により生産性の高い業務にあたってもらうことができるというメリットを生み出すこととなるのです。
その2:リスク回避
請求や支払いの管理を外部業者に任せる上で不安要因となるのは、未回収のリスクです。未回収分の催促は、自社で行う場合でも、非常に気を使いながらも手間のかかる作業のひとつですよね。
しかし、代行サービスではこちらも一括して請け負ってくれます。また実際に未払いが発生した際の保証もしてくれるため、心配なリスクに対しても、セーフティネットがしっかりと用意されているのです。
委託元企業は取引先と代行業者の3社間での信頼関係をマネジメントすること
企業収益に直結する金銭授受に関する業務を代行業者に委託する場合、一番重要となるのは双方の信頼関係の構築です。
請求業務を丸投げアウトソーシングした際に、取引先の支払いが滞っていることを知らずに取引を続けてしまうことは、委託元企業にとっても大損失につながります。
そのため、代行業者を介しているとはいえ、各取引先の支払い状況や代行業者の業務遂行状況などは、しっかり監査できる体制を設けておく必要があります。
また、見知らぬ代行業者による請求業務は、取引先にも多少なりとも不安や不具合を与えてしまうものです。委託元の企業は、事前に各取引先に対し、請求書フォーマットやフローなどの変更点に加え、代行する業者はどのような会社なのかといった丁寧な説明が必要になります。
3社間でのやり取りが適切に行えるような配慮と調整、また、やり取りの継続的な監視も、委託元の企業はしっかりと行うようにしましょう。
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