人手不足が深刻化する一方で、働き方改革を進めなければならない現状は、企業にとっては非常に舵取りに困る状況ではないでしょうか。そんな相反する二つの課題への最適な解決策として注目を集めているのが、RPAの存在です。ひとりひとりの社員の生産性向上を進めると同時に、人手不足に悩むことなく高速かつ自動で大量の業務を処理してくれるRPAは今や企業にとっての救世主と言えるでしょう。
RPAを最適に活用するためには、どのような業務を任せるのがよいのでしょうか。そのためには、RPAの特性とその特性に合った業務を理解することが大切です。
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目次
RPA導入による費用対効果を最大にするには業務の可視化を最優先に
RPAが実現する業務レベルは3段階に分かれる
RPA（ロボットによる業務の自動化）の技術は日々急速に進歩を続けていますが、その機能をみていくと、レベルに応じた適正業務が見えてきます。
レベル1. RPA
一般的にRPAと呼ばれる技術は、業務の自動化技術の中でも最もシンプルなものにあたります。RPAが得意とする業務は、いわゆるホワイトカラーの定型業務が対象となり、データの集計・入力・照合といった、単純/反復作業にあたります。これまで、PC画面上に複数のシステムやアプリケーションを立ち上げながら処理していた一連のプロセスが、RPAでは一括して自動化することが可能となるのです。
これにより、これまで、Excel上で集計したデータを社内システムに入力して、そこで整理されたグラフをダウンロードしてパワーポイントの報告書に挿入して、メールで送信する…などといった一連の業務を一括して自動で高速に処理することができます。経理部なら、会計システムと連携し、各種計算書の作成や税務署への申告書類の作成など、また、人事部なら、前年度結果からの人事考課表の作成から配信・回収、本年度考課一覧の作成などです。
レベル2. EPA
RPAより一段階レベルアップしたものが、EPA（Enhanced Process Automation）です。こちらは、RPAに比べ、より対応性の高い機能が特徴で、データが構造化されていない非定型業務に適しています。例外などのイレギュラーへの対応ができないRPAに比べ、EPAは例外など条件付き判断にも柔軟に対応することが可能です。ばらばらのデータを収集しながら、それらのデータをAIで分析するため、問い合わせへの自動回答や、複数のデータから必要な項目だけを収集して売上予測を立てたりすることが可能です。
レベル3. CA
RPA技術の中で最も機能レベルの高いものが、CA（Cognitive Automation）です。こちらは、いわゆるAI活用型の業務自動化にあたります。大量データからの自己学習から導き出されるベストな判断に基づき、より複雑なプロセスの分析やビッグデータの分析、また、感情や個々の特徴などを経験知識として学び、特定の条件に合わせた販売戦略や、個人の感情を読み取った上での問い合わせ対応など、より人間性の高い業務まで自動化することが可能です。
まずはRPAレベルでの導入が業務効率化の第一歩
先に挙げたRPA技術の3段階の中で、最も実用化に向けて各企業が開発に力を入れているのは、CAでしょう。より人間らしい意思決定を可能としながらも、人為的ミスとは無関係に正確な判断を下し処理するCAの存在は、働き方を大きく変えるだけでなく、新たなビジネスモデルを生み出す源泉となることが期待されています。
しかし、現在のところ、EPAやCAの導入はコストが高いことと、ハンドリングにITスキルに秀でた人材の存在が不可欠であるといった理由から、企業への導入はまだまだハードルが高い存在でもあります。生産性の低さが問題視される日本の企業の多くにとってまず必要なことは、社員の業務工数負荷の削減ですので、ここではRPA導入がベストな選択と言えるでしょう。業務効率化のメリットとして挙げられる、社員のコア業務への専念やより生産性の高い業務遂行といったことは、業務プロセスのムリ・ムダを徹底して自動化することで生まれます。RPA導入に向けた社内環境の整備は、アナログなローカルルールが根付く日本においては、まず必要な第一歩なのです。
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RPA導入による費用対効果を最大にするには業務の可視化を最優先に
業務効率を上げ、企業の生産性を高めるためのRPAですが、属人化による業務のブラックボックス化が目立つ組織では、効果を得るまでにかなりの時間と労力を要することになります。業務効率化に必要なことは、脱・属人化、プロセスの標準化、業務工数の削減の3つです。この3つをクリアすれば、おのずと業務プロセスは可視化されます。RPAを導入するにしても、担当者がRPAの行っている業務を理解していないようでは本末転倒となりますので、業務を可視化した上でRPAを導入すること。これが、まだまだコストのかかるRPA導入の費用対効果を高めるためのポイントです。RPAはあくまで単純/反復の定型業務の高速処理を得意とする存在です。それ以上の期待をして業務を丸投げしてしまうと、業務効率化どころか余計な作業が増えることにもつながりますので、導入準備は周到に行いましょう。
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