BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、働き方改革や人材不足といった課題解決を進める上で、今や企業にとって欠かせない経営戦略のひとつとなっています。企業の成長やビジネスの拡大に伴い、人事部門の業務負担も増加します。その中でも、社員の給与計算業務は、担当者は毎月時間との闘いに追われ、残業時間の増加や、人材不足による派遣社員コストの増加につながっています。
社員の個人情報を扱う業務だけに、国内ではまだまだセキュリティ面での懸念が拭いきれずに、自社内で行っている企業は多く存在しています。その一方で、労働人口減少は益々深刻になり、企業は限られた社員をコア業務に活用していく必要性に迫られています。給与計算業務を外部に委託する際の業者選定において、いくつかのポイントをおさえておくことで、自社にとって最適かつ安全な業者選定が可能となり、社内の生産性向上やコスト削減を実現することができます。
ここでは、給与計算業務をアウトソーシングするメリットとデメリットの解説とともに、代表的なアウトソーシングサービスの内容を参考にした業者選定の際のポイントを挙げていきます。
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目次
給与計算業務をアウトソーシングするメリット
コスト削減
給与計算を行うためには、従業員ひとりひとりの労働時間の管理等が必要ですので、勤怠システムや給与計算システムを利用します。
そのため社内で業務を行う場合、給与計算担当者の人件費に加え、システムの利用料金がかかります。アウトソーシングは従業員１人につき1,000円程度が相場になりますので、従業員数が少ない企業ほど、コスト削減効果が高くなります。
正確な計算ができる
従業員にとって、会社から正確な額の給与を受け取るのは当然の権利です。
会社と従業員との信頼関係を維持するためにも、ミスのない給与計算を行いたいところですが、計算自体が複雑なため、リスクがつきまといます。
給与計算担当部門内に専門的な知識を持つ社員がいなかったり、充分にシステム化されていない場合、社会保険労務士等のプロフェッショナルを抱える外注先に依頼することで正確な計算が可能になるでしょう。
最新の法改正に対応できる
給与計算には様々な法令が関係しています。具体的には所得税法や労働基準法になるのですが、改正が頻繁に行われております。
しかし、改正された内容を正しく理解するためにはある程度の専門的な知識が必要であり、実務経験豊富な担当者を雇用し続けなければなりません。
業務の属人化を防ぐためにも、改正対応を含めた給与計算を外注先に任せること大きな意味を持ちます。
特定の人物が業務に集中するリスクを回避する
給与計算には従業員データを利用します。個人情報保護のためにも、従業員データにアクセス出来る社員を絞る企業が多いと思われますが、その結果特定の人物に給与計算に関連する業務が集中してしまいます。
少数の社員に業務が集中すると、その方々に問題が発生した場合に作業が滞るため、ボトルネックに繋がりやすいです。
アウトソーシングの利用で、こうしたリスクを防ぐ事ができます。
繁忙期の為に人員を揃えておく必要がなくなる
多くの事務作業に共通しますが、給与計算業務にも作業量の多い時期と、そうではない時期があります。多くの企業では、業務を滞らせないためにも繁忙期に合わせて人員を揃えているのではないでしょうか。
業務をアウトソーシングした場合、給与計算業務や年末調整業務など、料金が細かく分かれているので、通年での費用を安く済ませることが可能です。
給与計算業務をアウトソーシングするデメリット
自社にノウハウが蓄積されない
給与計算業務をアウトソーシングした場合、自社にノウハウが蓄積されづらくなります。このことから生じるリスクは、問い合わせへの適切な対応ができなくなる点にあります。
給与計算部門には他部門から多くの問い合わせがありますが、正しい回答ができないと不信感を抱かれるでしょう。
給与計算業務をアウトソーシングした場合でも、給与計算結果について目を通しておくことで、このような状況を回避することができます。
機密情報を管理を徹底する必要がある
人事関連の業務を担っている部門は個人情報保護法の下、厳重に従業員の情報を取り扱う義務を負っています。
しかし、給与計算には従業員の個人情報を利用するため、外注先にこれらのデータを渡さなければなりません。
自社における管理を離れる以上、機密情報が流出するリスクが生まれます。
リスクを最低限に抑えるためにも、外注先がプライバシーマークを取得しているかどうか等の確認をとるのがおすすめです。
一部、社内でやらなければいけない業務が残る可能性がある
給与計算は従業員それぞれの状況により、計算要素が変化します。例えば、昇級や昇進、結婚や出産等があれば迅速に給与計算に反映させる必要があります。
アウトソーシングしていた場合、従業員データの変化についての情報を外注先に伝えなければならないため、社内にも給与計算に関わる担当者をおくことになります。
給与計算システムの構築に追加費用がかかる場合がある
アウトソーシングをする前にアナログ的な管理や計算を行っていた場合、外注先からシステム構築についての案内を受けることがあるかと思われます。
このようなシステム導入は給与計算サービスに係る料金とは別にされる可能性もあるため、アウトソーシングの契約をする前に、充分な見積もりを立ててもらう必要があります。
給与計算業務のアウトソーシング先を決めるポイント
では、実際に給与計算業務をアウトソーシングするために考えておくべきポイントはどういう点なのでしょうか？
選定ポイント1. 委託業務範囲
給与計算と一言で言っても、社員の給与明細を作り上げるまでのプロセスは多岐に渡ります。アウトソーシングの際は、煩雑な業務のどこからどこまでを外部に委託するかを、まずは明確にしておく必要があります。一般的なサービス内容は下記のように大きく3つに分かれています。
1).社保や税金など給与明細に記載される項目全般の計算業務から、明細書作成までの一連の月次業務と年末調整
2).1)の業務に加え、給与や税金の変動による社内人事システムの処理や、勤怠管理システムなど、各種システムやデータの管理
3).1)、2)を含めた、人事業務全般を一括代行
業務範囲をしっかりと定めておくことで、余分なサービスによるムダな委託費用を抑えることができます。また、業務範囲を定めておくことは、社内のセキュリティ規定を遵守する上でも不可欠です。
選定ポイント2. セキュリティ
社員の個人情報を多く扱うため、アウトソーシングの際にはしっかりとしたセキュリティ対策が実施されるかが、業者選定においては非常に大切です。セキュリティ管理を得意とする業者のポイントは下記2点です。
1).金融機関
「銀行系」と呼ばれる、銀行から派生した代行サービス業者で、データ処理の正確性と高いセキュリティ対策により、長年、給与計算代行の中心的存在として、実績を積み上げています。お金の取り扱いのプロフェッショナルに委託するという、安心感の高さがポイントです。
2).システム開発会社
人事や経理などの管理システムの開発・販売を行い、その多くが給与計算業務の代行サービスも行っています。システムメンテナンスや保守・運用のエキスパートであるため、データ管理もしっかりとしたセキュリティ対策を行っています。
選定ポイント3. 人材の専門性
社会保険や税金の計算を担当する上で、専門性の高い人材は必要不可欠です。法改定などに伴う各種変更も、自社社員の専門性を高めるまでには、時間と労力がかかります。アウトソーシングする際は、代行業者が適切な専門知識と経験を持ったスタッフを有しているかを確認することが大切です。その際、社労士や税理士資格も選定の際には重要な指標となりますので、チェックしておきましょう。
サービス内容のトータルバランスを比較して選定を
このように、給与計算業務のアウトソーシング業者の選定には、注視すべきポイントがいくつかあります。各社、様々な強みを打ち出しているため、選定の際には上記3つのポイントと、各社の強みやサービス内容がバランスよく満たされているかを確認すると良いでしょう。
委託業務の幅が広い場合は、自ずとセキュリティ対策は厳しくなくてはなりません。また、社内の多くの業務がネットワークでつながっている場合は、システム管理に秀でたプロフェッショナルの存在が不可欠です。まずは、自社のカラーや規定と照らし合わせながら、各ポイントに優先順位をつけましょう。そして、その強化すべきポイントを満たすことができるという実証のある業者を見極めることが、業者選定を失敗しないコツなのです。
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