受発注システム導入は発注側、受注側双方にメリットあり！

皆さんの会社では、どうやって在庫などの受発注を行っていますか？　従来の受発注方法は電話やFAXといったアナログの方法が中心でした。しかし聞き取りミスや言い間違いで受発注する在庫数の間違いが出たり、受発注の管理が面倒くさく時間もかかる、といったデメリットも多く見られます。

そんな受発注の問題を解決してくれるのが受発注システムの導入。今回は受発注システムとは何か、そしてメリットや注意点も分かりやすくご紹介。この記事を参考にぜひ受発注システムの魅力を知ってください。

受発注管理システムとは？

受発注管理システムとは、ネット上で在庫の受発注管理をするシステムのこと。受発注履歴の一覧表示や伝票出力、受発注で取引している企業の管理など、受発注に伴って発生する工程を効率化する機能がたくさん搭載されています。

受発注システムにはいくつかタイプがあり、

・クラウド型
・カスタマイズ型
・フルスクラッチ型

などがあります。

・クラウド型
クラウド型の受発注管理システム。ネット上で受発注システム用のクラウドサーバーに接続し利用します。

利用コストも抑えられ、基本的な機能は一通りそろっています。受発注システムをとりあえず安く導入して業務効率化を図りたい企業におすすめのタイプ。

・カスタマイズ型
カスタマイズ型は、既存の受発注管理システムに独自に追加したい機能をカスタマイズとして追加できるタイプ。カスタマイズ内容によっては費用がかさむ可能性もありますが、あらかじめ用意されている受発注システムに必要な機能だけを追加する分フルスクラッチより安価です。

カスタマイズ型は「クラウド型のサービスでほぼこと足りるが、どうしても必要な機能を追加したい」など、現在の受発注の状況に応じて選択しましょう。

・フルスクラッチ型
フルスクラッチ型とは、契約企業の希望をもとに一からプログラミングを行い制作する受発注システムの開発タイプ。既存のシステムを流用しない分、企業に合わせたフレキシブルな受発注システムの利用が可能です。

ただし当然のことながら一からプログラミングするということは自社オンリーワンの受発注システムを制作してもらうということ。コストが高額になるので、中小企業では現実的でないタイプです。

費用が潤沢で受発注管理システム機能に徹底的にこだわりたい企業が導入候補になるでしょう。

ここからは、受発注管理システムを導入するメリットをご紹介。受注側、発注側双方にメリットがあることを感じていただけたらと思います。

・人為的エラーの減少
受発注を電話やFAXといったアナログ的手法で行っていると、どうしても聞き間違いや書き間違いなどによる入力ミスが出てしまいます。在庫の受発注件数を1桁間違えて大惨事に、といった事例も少なくありません。

受発注管理システムでは、記入漏れがあったときに自動でシステムが警告で知らせてくれたり、在庫管理を履歴として管理可能。入力漏れなどのミスも防ぎ、履歴の確認などで件数を管理しながら受発注できます。このように人為的エラーを減らせるのも受発注管理システムのメリットです。

・時間とコストの削減につながる
受発注管理システムでは、受発注用の書類作成などもシステム上で簡単にできます。こうして受発注までの工程を減らすことで受発注にかかる時間削減が可能。

さらに受発注の時間を他の仕事に回すことで仕事の回転率を上げたり、書類作成をペーパーレス化したりして受発注のコスト削減も狙えます。

・受発注の可視化が可能に
例えば引継ぎで新しい人員が受発注管理を担当する場合、口頭で教えるだけではなかなか仕事を覚えるのに時間がかかります。他にも受発注履歴の確認に時間が掛かったりと、従来の方法では受発注管理を可視化できないことで弊害が多く出ていました。

受発注システム導入によりシステム上で受発注履歴を簡単にデータ管理できるため、引継ぎも簡単になり受発注履歴の確認もサッと済ませられます。

受発注管理システムにはメリットがたくさんあることはお分かりいただけたと思いますが、導入の際にいくつか注意点もあります。ここではそれを紹介していきます。

・導入費や運営費がかかる
通常受発注管理システムには導入費と月額などの運営費がかかります。多機能であればあるほど料金がかさむので、複数の受発注管理システムを比較して自社に最適な無駄のないものを選びましょう。

・取引先との関係が希薄になる危険性
ネット上のシステム導入による業務効率化に絶えず付きまとうのがこの関係性の希薄化。受発注管理システムでも例外ではなく、システム導入が今まで関係が密であった企業と連絡が途絶え取引で齟齬が生じてしまうなど、トラブルを発生させる要因にもなりかねません。

必要な際は電話などで受発注管理に問題がないかヒアリングする、といった企業へのフォロー精神も忘れないようにしましょう。

受発注管理システム導入による受注側、発注側双方のメリットなどを解説しました。

受発注管理システムにより、運営体制を改善化し収益につなげた企業はたくさんいます。ただし利用コストや取引先の関係性など、注意点には気を付けて受発注管理システム導入を行いましょう。